支援記録の保存期間、何年？【障害福祉】根拠法と適切な保管方法を徹底解説障害福祉サービスの経営者・管理者の皆様、日々の運営、本当にお疲れ様です。「うちの事業所の支援記録、いったい何年保存すればいいんだろう？」 「紙の記録が増える一方で、管理が大変…」 「実地指導で記録について指摘されたらどうしよう…」支援記録の適切な管理、特にその「保存期間」については、多くの方が悩まれれる点ではないでしょうか。法令も関わる重要なことだけに、正確な情報を把握しておきたいですよね。私も長年、福祉現場のICT化に携わる中で、記録管理に関する課題の声を多くお聞きしてきました。この記事では、多忙な経営者・管理者の皆様に向けて、障害福祉サービスそれぞれにおける支援記録の法定保存期間と根拠法、そして適切な保管方法（紙・電子）のポイントを、分かりやすく解説していきます。この記事が、皆様の記録管理に関する不安を解消し、日々の業務効率化、そして法令遵守に基づいた健全な事業運営の一助となれば幸いです。一緒に、大切な記録を守り、適切に管理していくための知識を確認していきましょう。支援記録の適切な保存は事業運営の生命線！その重要性とは？日々の支援内容を記録することは、単なる事務作業ではありません。質の高いサービス提供の証であり、事業所運営の根幹を支える重要な業務なのです。なぜ支援記録を適切に保存することが、これほどまでに重要なのでしょうか。いくつかの側面からその理由を見ていきましょう。法令遵守：知らないでは済まされない保存義務まず最も重要なのが、法令で定められた義務であるという点です。障害者総合支援法では、サービス提供に関する記録の作成と保存が事業者に義務付けられています。この義務を怠ると、実地指導での指摘事項となり、改善指導を受けることになります。重大な違反や改善が見られない場合には、監査に移行し、最悪の場合、指定取り消しといった行政処分につながる可能性があります。法令で定められた期間、適切な方法で記録を保存することは、事業継続のための最低限のルールと言えるでしょう。実地指導・監査：指摘を受けないための必須事項定期的に行われる実地指導や監査では、支援記録の管理状況が厳しくチェックされます。記録の内容はもちろん、保存期間や保管方法が適切かどうかも重要な確認項目です。不備があれば、改善指導を受けることになります。日頃から適切な記録管理体制を整えておくことが、指導や監査をスムーズに乗り切るための鍵となります。利用者・家族との信頼関係：適切な情報提供の基盤支援記録は、利用者様やそのご家族に対して、提供したサービスの内容や経過を具体的に説明するための重要な根拠資料となります。記録が適切に保存されていれば、問い合わせがあった際にも迅速かつ正確な情報提供が可能となり、事業所への信頼感を高めることにつながるでしょう。逆に、記録が不明瞭だったり、すぐに提示できなかったりすると、不信感を与えかねません。万が一のトラブル・訴訟リスクに備える残念ながら、サービス提供中に事故が発生したり、利用者様やご家族との間で認識の齟齬が生じたりする可能性はゼロではありません。そのような万が一の事態が発生した場合、支援記録は事業所側の対応の正当性や事実関係を証明するための客観的な証拠となります。適切な記録が残っていなければ、事業所が不利な立場に置かれるリスクがあります。記録は、事業所自身を守るための「保険」でもあるのです。【根拠法・起算日も解説】障害福祉サービス別｜支援記録の法定保存期間支援記録の保存期間は、提供しているサービスの種類によって根拠となる法律や期間が異なります。ここでは、障害福祉サービスの法定保存期間について、根拠法や注意点を交えながら解説します。障害福祉サービスの保存期間：原則「5年」が基本障害福祉サービス事業所における記録の保存期間は、「障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律」（障害者総合支援法）に基づく指定基準で定められています。多くのサービスで、記録の保存期間は「サービス提供の完結の日から5年間」と規定されています。例えば、就労継続支援B型、放課後等デイサービス、グループホーム、重度訪問介護などが該当します。ただし、注意点として、自治体によっては条例で異なる保存期間を定めている場合があります。例えば、東京都では「事象の完結の日から5年間」と規定しており、一部の自治体では記録の起算日について「サービス完結の日から5年間」と定めているところもあります。必ず事業所のある自治体の条例や通知を確認するようにしましょう。参考：東京都指定障害福祉サービスの事業等の人員、設備及び運営の基準に関する条例｜東京都保存期間はいつから数える？「完結の日」の考え方保存期間の起算点となる「完結の日」については、障害福祉サービスの場合、一般的には「サービスを提供した日から5年間」とされています。これは介護保険サービスとは異なり、障害福祉サービスでは個々のサービス提供日を起算点とするのが原則です。継続してサービスを利用している場合であっても、各記録は提供日から起算して5年間の保存期間が適用されます。参考：サービスの提供の記録の留意事項｜札幌市自治体による違いも？条例・通知の確認ポイント前述の通り、特に障害福祉サービスにおいては、国の基準とは別に、自治体が独自の条例でより長い保存期間を定めている場合があります。また、解釈通知などで詳細な運用ルールが示されていることもあります。事業者は、必ず事業所が所在する都道府県や市町村の担当部署に確認し、最新の情報を把握しておく必要があります。厚生労働省のウェブサイトや、各自治体のウェブサイトで関連情報を確認しましょう。これだけは押さえたい！保存義務のある主な支援記録・書類一覧ひとくちに「支援記録」と言っても、その種類は多岐にわたります。法令で保存が義務付けられている主な記録・書類には、以下のようなものがあります。自事業所で作成・管理している記録と照らし合わせて確認しましょう。個別支援計画書利用者一人ひとりの目標や支援内容を定めた計画書であり、サービス提供の根幹となる重要な書類です。作成・変更の経緯がわかる記録（アセスメント、モニタリング含む）も併せて保存が必要です。サービス提供記録（日々の記録）日々のサービス提供内容、利用者の様子、バイタルサインなどを記録したものです。支援の事実を証明する最も基本的な記録と言えます。具体的な支援内容、時間、担当者名などが明確に記載されている必要があります。アセスメント・モニタリング記録利用者の心身の状態や生活状況を把握するためのアセスメント記録や、計画の実施状況や効果を確認するモニタリング記録も重要です。計画作成・見直しの根拠となるため、計画書と一体で管理することが望ましいでしょう。契約書・重要事項説明書利用者との間で交わされるサービス利用契約書や、サービス内容・料金などを説明する重要事項説明書（及び同意書）も保存義務があります。契約内容に関するトラブル防止のためにも不可欠です。請求関連書類（給付費明細書など）介護給付費や訓練等給付費の請求に関する書類（サービス提供実績記録票、給付費明細書など）も保存対象です。請求の根拠となる重要な書類であり、特に5年間の保存が推奨されます。苦情・事故に関する記録利用者や家族からの苦情対応の記録や、サービス提供中に発生した事故の報告書なども、再発防止や事実確認のために適切に保存する必要があります。紙媒体 vs 電子媒体｜支援記録の適切な保管方法と注意点記録を「どのくらいの期間」保存するかだけでなく、「どのように」保存・管理するかも非常に重要です。ここでは、紙媒体と電子媒体、それぞれの保管方法のポイントと注意点を解説します。紙媒体での保管：場所の確保と管理ルールが鍵従来からの方法である紙媒体での記録保管は、導入が容易な反面、いくつかの課題があります。保管スペース: 利用者数やサービス提供期間に応じて記録は増え続けます。施錠可能な書庫など、十分な保管スペースを確保し、整理整頓を心がける必要があります。ファイリング: 利用者ごと、年度ごとなど、明確なルールに基づいてファイリングし、必要な時にすぐに取り出せるようにしておくことが重要です。インデックスを活用するなどの工夫も有効でしょう。劣化・紛失対策: 紙は湿気や日光で劣化しやすいため、保管環境に注意が必要です。また、持ち出しルールを明確にし、紛失リスクを低減させる必要があります。検索性: 過去の記録を探すのに手間がかかる場合があります。電子媒体での保管：メリットと法的要件（真正性・見読性・保存性）近年、記録の電子化を進める事業所が増えています。電子保存には多くのメリットがあります。メリット: 保管スペースの削減、検索性の向上、情報共有の円滑化、記録業務の効率化、BCP（事業継続計画）対策などが挙げられます。法的要件: ただし、電子保存には「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」等で示されている法的要件を満たす必要があります。特に重要なのが以下の3点です。 真正性: 作成された記録が改ざんされていないことを証明できること（タイムスタンプ、アクセスログ管理、電子署名など）。 見読性: 必要に応じて、記録を明瞭な状態で確認・印刷できること（ディスプレイ、プリンターの確保）。 保存性: 法定保存期間中、記録が消失・破損することなく、復元可能な状態で保存されていること（バックアップ体制、媒体の管理など）。これらの要件を満たすためには、適切な機能を持つ記録ソフトやシステムの導入が不可欠です。セキュリティ対策：情報漏洩リスクを防ぐために支援記録は極めて重要な個人情報です。紙媒体・電子媒体を問わず、情報漏洩を防ぐための厳重なセキュリティ対策が求められます。アクセス制限: 保管場所（書庫、サーバー）へのアクセス権限を明確にし、部外者のアクセスを制限します。パスワード管理: 電子媒体の場合、システムへのログインパスワードは厳重に管理し、定期的に変更します。持ち出し・複製の制限: 記録の安易な持ち出しや複製を禁止し、ルールを定めます。職員研修: 個人情報保護に関する研修を定期的に実施し、職員の意識を高めます。保管期間が過ぎた記録の適切な廃棄方法法定保存期間を経過した記録は、個人情報保護の観点から、適切に廃棄する必要があります。紙媒体: シュレッダーにかける、専門業者に溶解処理を依頼するなど、復元不可能な方法で廃棄します。電子媒体: データを完全に削除（物理的な破壊、専用ソフトによる消去など）します。単なるゴミ箱への移動やフォーマットだけでは不十分な場合があります。廃棄した記録については、廃棄日、対象記録、廃棄方法などを記録に残しておくことが望ましいでしょう。業務効率化へ！支援記録の電子化をスムーズに進める3ステップ記録管理の負担軽減や情報活用の観点から、支援記録の電子化は有効な手段です。しかし、「何から始めればいいかわからない」という声も聞かれます。ここでは、電子化をスムーズに進めるための基本的なステップをご紹介します。ステップ1：電子化の目的と範囲を明確にするまず、「なぜ電子化するのか」「どの記録を電子化するのか」を明確にすることが重要です。「業務効率化」「情報共有の促進」「ペーパーレス化」など、具体的な目的を設定しましょう。また、全ての記録を一度に電子化するのは負担が大きい場合、まずは日々のサービス提供記録から始めるなど、段階的に範囲を広げていくことも有効です。ステップ2：自事業所に合った記録ソフト・システムを選定する次に、目的に合った機能を持つ記録ソフトやシステムを選定します。選定にあたっては、以下の点を比較検討しましょう。機能: 必要十分な機能（記録入力、計画作成支援、情報共有、請求連携など）が備わっているか。操作性は分かりやすいか。費用: 初期費用、月額費用、オプション費用など、トータルコストは予算内に収まるか。サポート体制: 導入時や運用中のサポートは充実しているか。トラブル時の対応は迅速か。セキュリティ: 法的要件（真正性・見読性・保存性）を満たし、セキュリティ対策は万全か。他システム連携: 既存の請求ソフトなどと連携できるか。複数のシステムを比較検討し、デモンストレーションなどを活用して実際の使用感を確かめることが重要です。ステップ3：導入準備と運用ルールの策定・周知導入するシステムが決まったら、具体的な導入準備を進めます。データ移行: 既存の記録（特に紙媒体）をどのように電子データに移行するか計画します。インフラ整備: パソコン、タブレット端末、ネットワーク環境などを整備します。運用ルール策定: 記録の入力方法、入力期限、修正ルール、アクセス権限管理、バックアップ方法など、詳細な運用ルールを定めます。職員研修・周知: 全職員に対して、システムの操作方法や運用ルールに関する研修を実施し、周知徹底を図ります。導入初期は戸惑うこともあるかもしれませんが、目的意識を共有し、根気強く取り組むことが成功の鍵となります。【実地指導・監査対策】記録管理でチェックされる重要ポイント実地指導や監査では、記録管理の状況が厳しくチェックされます。日頃から適切な管理を心がけ、指摘を受けないように備えましょう。特に以下の点は重点的に確認されるポイントです。記録内容の整合性と正確性計画書とサービス提供記録の内容に矛盾がないか、提供時間や内容が正確に記録されているかなどが確認されます。事実に基づいた客観的で具体的な記録を心がける必要があります。修正が必要な場合は、修正履歴が追える形で適切に行われているかも重要です。記録の保管状況（アクセス権限・セキュリティ）法定保存期間を守って記録が保管されているか、保管場所は適切か（施錠管理など）、アクセス権限は適切に設定されているかなどがチェックされます。個人情報を含む記録が、権限のない職員や外部の目に触れることのないよう、厳重な管理体制が求められます。個人情報保護への適切な配慮記録の作成、保管、廃棄の各段階において、個人情報保護法や関連ガイドラインに基づいた適切な取り扱いがなされているか確認されます。利用者からの同意取得、情報共有の範囲、廃棄方法などがポイントとなります。記録に関する規程・マニュアルの整備状況記録の作成・管理・保存・廃棄に関する具体的な規程やマニュアルが整備され、職員に周知されているかも確認されます。ルールが明確化され、組織として適切に運用されていることを示す必要があります。これらのポイントを踏まえ、日頃から記録管理体制を見直し、整備しておくことが重要です。まとめ：適切な記録管理で質の高いサービス提供と健全な事業運営を今回は、障害福祉サービスの経営者・管理者の皆様に向けて、今回は、障害福祉サービスの経営者・管理者の皆様に向けて、支援記録の重要性サービス別の法定保存期間（根拠法・起算日）保存すべき記録の種類紙媒体・電子媒体での適切な保管方法と注意点支援記録の電子化を進めるステップ実地指導・監査でチェックされるポイント上記について、幅広くお話してきました。支援記録の適切な保存・管理は、法令遵守はもちろんのこと、サービスの質の担保、利用者様との信頼関係構築、そして事業所自身を守るためにも不可欠な業務です。保存期間や保管方法について正確な知識を持つことが、その第一歩と言えるでしょう。日々の記録業務は地道な作業かもしれませんが、その積み重ねが質の高い支援と健全な事業運営の基盤となります。この記事で得た知識を参考に、ぜひ自事業所の記録管理体制を見直し、より良い運用を目指してください。それが、利用者様にとっても、働く職員にとっても、より良い環境づくりにつながっていくはずです。