介護の無駄な業務を効率化・改善する方法

介護現場のお困りごとはさまざまですが、ムリ（無理）・ムダ（無駄）・ムラ（斑）を減らしたいという思いは、どの現場にも共通するでしょう。

本記事では、介護業務のムリ・ムダ・ムラとは何かを見直し、業務を改善する方法やツール、補助金・助成金などについて解説します。

この記事でわかること

• 介護業務における「ムリ・ムダ・ムラ（3M）」の具体例と問題点

• 業務効率化を実現する6つの具体的な改善アイデア・ICTツール

• 業務改善の資金面に活用できる補助金・助成金と「生産性向上推進体制加算」の概要

この記事の目次

3Mで分類！介護業務のムリ・ムダ・ムラ一覧

介護業務のムリ・ムダ・ムラは、まとめて「3M」と呼ばれ、業務改善のカギと考えられます。3つのMがどのようなものなのか、具体的に見てみましょう。

ムリ｜スタッフのスキル感・キャパシティ

ムリとは、業務の負荷がスタッフの能力・キャパシティを上回っている状況を指します。個々のスタッフに対する心身の負担が大き過ぎる、あるいは人手が不足しているような状態です。

控えめな人や我慢強い人が多い現場では声を上げにくいのですが、見過ごせない問題点です。

ムダ｜手動や優先順位の低い業務

ムダは、業務の負荷がスタッフの能力を下回っている状態、つまり優先順位の低い業務に時間や人手を掛けてしまっている状況です。

簡略化してよい場合や、PCやツールの導入で効率化できる場合が多いのですが、その業務が慣例化している場合、いつまでも問題点に気づかず放置してしまうおそれがあります。

ムラ｜属人性の高い業務

ムラとは、属人性の高い業務において、担当するスタッフによって作業やサービスの品質にばらつきが出てしまう状態です。

介護は人が行うため、能力がまちまちなのは仕方のないことです。しかし、あまりにもムラが多いと、業務負担の偏りや利用者の満足度低下につながるおそれがあります。できるだけムラを減らす努力が必要です。

介護業務の効率化・改善方法アイデア・ツール

介護業務の問題点を見つけたら、新しい手法やツールを採り入れて改善しましょう。おすすめの改善策を6つご紹介します。

マニュアルの作成・改善を行う

属人化による業務のムラを減らすには、マニュアルの作成が欠かせません。入浴・食事・巡回などについて、どのような手順で行うのかを客観的に分かりやすくまとめましょう。写真や動画を撮るのもおすすめです。

重要なのは「マニュアルに従えば、誰でも同じ業務を再現できること」です。まったく同じ品質を再現するのは難しくとも、スタッフのスキルの底上げに効果があるでしょう。

マニュアルを作ったら、いつでも閲覧できる場所に保管し、マニュアルに変更点がある場合はスタッフ全員で共有します。

介護ロボットを導入する

「ロボット」とは情報を感知し、判断し、動作する機械システムです。このロボット技術を応用して、介護する人の負担軽減や介護される人の自立支援に役立つように開発した機器を、介護ロボットといいます。

たとえば、次のような介護ロボットが介護現場で利用されています。

• 利用者を移動させるのを支援する「装着型パワーアシスト

• 排泄を支援する「自動排泄処理装置」

• 利用者が自力で歩くのを支援する「歩行アシストカート」

このような介護ロボットを導入することで、スタッフのストレスや身体的負担を減らし、介護の質を向上させられます。

インカムを導入する

介護現場のコミュニケーションツールとして、インカムの導入が増えています。携帯電話やPHSでは基本的に1対1の通話のみですが、インカムならスタッフ全員に一斉に連絡できます。これによって「仕事中の移動の負担が軽減される」「作業効率が上がる」「スタッフの一体感が高まる」などのメリットが生まれるでしょう。

たとえば、入浴の介助をする際、浴室から「もうすぐ終わるので次の方の準備をお願いします」と呼び掛けられます。また、夜間の巡回中に異変があった場合、大きな声を出さずにほかのスタッフを呼ぶこともできます。

見守りシステムを導入する

見守りシステムとは、介護が必要な利用者の居室にカメラやセンサーなどを設置し、スタッフが別室にいながらにして見守りができる仕組みです。転倒や体調の急変などの異変があれば、アラームや画像で知らせてくれるため、巡回の負担が軽減されます。

見守りシステムには、カメラのほかさまざまなセンサーが利用されています。

• 利用者のプライバシーに配慮した「シルエットセンサー」

• 転倒や退室、離院を感知する「赤外線センサー」

• ベッドの周辺に設置し、人が踏むと作動する「マットセンサー」

• 大きな音や声を感知する「音センサー」

• 脈拍や呼吸などを検出する「バイタルセンサー」

介護記録をデジタル化する

日々の介護記録をデジタル化すれば、書類作成に掛かる時間を短縮し、情報の保存・共有がスムーズにできます。

介護現場に特化した介護記録アプリに入力することで、利用者の情報がスタッフの間でリアルタイムに共有でき、引き継ぎも確実です。どこにいてもスマホやタブレットを使ってデータを確認できるため、紙のファイルを保管場所まで取りに行く手間も省けます。

デジタルツールに慣れるのに時間が掛かる場合もありますが、導入するメリットは大きいといえます。

スマホ・タブレットを導入する

先述した見守りシステムや介護記録アプリを利用するために、スマホ・タブレットの導入が進んでいます。

たとえば、行ったケアの内容をその場で記録するには、どこにでも持ち運べるスマホ・タブレットへの入力が便利です。在宅介護支援で施設の外へ出るときも、スマホ・タブレットを持っていけば即時に情報を入力し共有できます。また、ペーパーレス化が進むため、紙資源や保存場所の節約にもなります。

「スマホ・タブレットの操作を覚えられるか不安」という声もありますが、スタッフ同士が操作方法を気軽に教え合える環境を作り、無理のないスピードで導入を進めましょう。

介護の無駄な業務を削減・改善するうえでのポイント

介護業務の効率化に向けて、気をつけたいポイントは3つです。

• 現場のスタッフの協力を得る

• 1度に複数導入せず、できるものから着手する

• 「業務の効率化」と「サービス品質の向上」どちらも目指す

新しいシステムを導入する場合、現場のスタッフに過度の負担を掛けないよう配慮する必要があります。通常の業務に支障をきたさないよう意見を聞き、改善の活動に掛かる手間や時間を考慮しながら進めましょう。

その際、1度に複数の改善策を採り入れると、スタッフへの負担が大きいだけでなく、改善策の効果の検証が難しくなります。スタッフと利用者、両方のメリットを考え、できることから導入しましょう。

介護の無駄な業務の改善に使える補助金・助成金・加算の例

介護業務の改善には資金が必要です。国や地方自治体による各種補助金・助成金・加算の制度を利用しましょう。主な制度は以下の3つです。

• 生産性向上推進体制加算

• 業務改善助成金

• 介護テクノロジー導入支援事業（都道府県ごとに名称が異なります）

中でも生産性向上推進体制加算は、介護施設を運営する際に重要な制度です。

見守り機器や、インカム・介護記録ソフトなどのICT機器を使用することによって、1か月あたり10単位または100単位が加算されます。介護業界の人材確保のため、2024年に新設されました。

加算を取得するには、利用者の安全と介護サービスの質確保、職員の負担軽減と勤務状況への配慮、介護機器の定期点検などについて委員会を設置して確認する必要があります。

また事業年度ごとに、利用者の満足度等の評価、総業務時間や超過勤務時間の調査、介護職員の心理的負担の評価などのデータを提出しなくてはなりません。

ほかにも満たさなくてはならない要件があります。詳しくは厚生労働省の通知をご確認ください。

出典：厚生労働省「生産性向上推進体制加算について」

まとめ

介護現場の3Mといわれるムリ・ムダ・ムラを減らすことで、業務の効率化が図れます。長く業務に携わっているとなかなか気づけない3Mを洗い出し、改善に向けて行動しましょう。

新設された「生産性向上推進体制加算」もICT機器の導入・活用を要件としており、今後ICTはこれまで以上に介護現場に欠かせないものとなっていくことが考えられるでしょう。

近年、介護支援のロボットやシステム、デジタルツールの導入が進んでいます。介護記録をデジタル化するなら、介護現場のお悩みを解決するAI・介護記録ソフト「CareViewer（ケアビューアー）」を活用してはいかがでしょうか。興味のある方は詳細をご覧ください。