介護記録の電子化は運営指導・監査に影響アリ？メリットと懸念点を解説 介護現場では人手不足解消のための、業務効率化が常に課題です。そんな中で、業務効率化の一手として、業務にかかる手間を大幅に簡素化できる介護記録の電子化を検討している事業所様は多いと思います。 しかし、中には「電子化しても運営指導や監査対応は大丈夫なのか？以前書面で準備しておかなければならない、という指摘されたという話もよく聞くけど…」と6年に1回は必ず行われる運営指導や、監査への影響を気にして介護記録の電子化を躊躇している事業所様もいらっしゃるのが実情です。 結論から言えば、介護記録の電子化は国が推奨していることであり、運営指導や監査もデータの確認をしてもらう形で全く問題なく対応ができます。 この記事では、介護記録の電子化によって運営指導や監査のやり方や評価にどんな影響があるのか、などを詳しく解説いたします。介護記録を電子化すると運営指導や監査に影響する？結論から言えば、介護記録を電子化することによるネガティブな影響はありません。 電子化したことによって運営指導や監査の評価にも何ら影響しないのが実情です。 むしろ、運営指導や監査の準備や当日の対応の手間が少なくなったり、記録の管理が一元化できることからヒューマンエラーも少なくなり、「真面目にやっているのに記録の管理がうまくできていないために変な疑いを持たれてしまって監査になってしまった」という悲しいケースが起きにくくなるなど、ポジティブな影響しかありません。 これまで、運営指導や監査の際には膨大な介護記録を提出しなければならず、それをすべて紙で印刷して担当者に確認してもらうのが一般的でした。 膨大なデータを整理したり、印刷をしたり、準備だけで多くの時間と作業負荷、そして印刷代がかかってしまっていたのです。 介護記録を電子化することにより、必要な介護記録のデータを抽出・整理できるため、準備時間を大幅に短縮することが可能になりました。 また、印刷する必要もないため、コスト削減にもつながるなど良い影響が出てきます。介護記録の電子化は国が推奨していることそもそも介護記録の電子化は国が主導となり推奨していることです。 実際に、厚生労働省が運営指導や監査を含む指導要領をまとめた『介護保険施設等運営指導マニュアル』によれば、次のような配慮をするように示されています。 介護保険施設等に対して大量のコピーを求める等の過剰な手間を発生させないよう、また、当該方法を矯正させることのないよう、実施方法については十分な配慮が必要です。引用元：厚生労働省『介護保険施設等運営指導マニュアル』 これまで運営指導は実地で行われることが前提でしたが、現在はオンラインで遠隔で行われる場合もあり、介護記録など膨大な資料を紙で印刷したりする必要はなくなっています。 また、事前や当日に提出を求められた資料についても同マニュアルに次のような記載があります。 事前や当日に提出を求める資料（いわゆる事前提出資料や勤務表等の写し等）については、行政機関の指導担当者の人数分を用意させるようなことはしないようにし、提出された文書等の保存に係る文書管理の観点からも、提出は1部のみとすることを徹底するとともに、自治体が既に保有している文書（新規指定時、指定更新時及び変更時に提出されているもの等）については、運営指導にあたり確認が必要であれば既に保有している文書等の確認をすることとし、改めて提出を求めないようにしましょう。引用元：厚生労働省『介護保険施設等運営指導マニュアル』 これまでのように担当者の人数分用意したり、すでに提出済の書類を新たに印刷しなおす必要もない訳です。 このように、国が上記ような指導要領を公表している訳なので、「電子化により運営指導や監査に悪影響がでるのではないか？」という懸念は誤解になります。介護記録を電子化すると運営指導や監査はどのように行われるのか？介護記録が電子化されている場合、運営指導や監査は、指導員が介護事業所の担当者の説明を受けながら、ディスプレイ上で内容を確認し行われるのが基本です。 厚生労働省の『介護保険施設等運営指導マニュアル』にも次のように記載されています。 運営指導においては、介護保険施設等において作成、保存等が行われている各種書面について、当該書面に代えて電磁的記録により管理されている場合は、ディスプレイ上で内容を確認することとし、別途、印刷した書類等の準備や提出は求めないようにしましょう。引用元：厚生労働省『介護保険施設等運営指導マニュアル』文書等を電磁的記録により管理している場合（電磁的記録として文書等を作成するが、全て印刷した紙媒体で通常管理している場合を除く）は、行政機関の担当者が介護保険施設等側の担当者から説明を受けながら、ディスプレイ上に映し出された文書等を閲覧する方法で内容を確認しましょう。引用元：厚生労働省『介護保険施設等運営指導マニュアル』介護記録の電子化による運営指導・監査上のメリットもちろん、従業員の教育や電子化の浸透など、各介護事業所によって電子化をするまでの手間や費用などは発生する可能性がありますが、運営指導・監査を受ける側としては次のようなメリットがあります。 ・印刷費用がかからない・書類の紛失リスクがない・記録のヒューマンエラーが発生しにくい・運営指導・監査に向けた書類準備の時間・手間がかからなくなる ・運営指導・監査対応にかかる時間が短くなるそれぞれ詳しく見ていきましょう。印刷費用がかからない運用指導や監査の際に膨大な資料を印刷すると、印刷費用がかかります。 施設の規模や、拠点数によっては数千ページ以上に及ぶこともあるので、まとまった出費になってしまいます。 介護記録の電子化をした場合、運用指導や監査の際に印刷する必要がないため、これまでかかっていた印刷費用を削減することが可能です。書類の紛失リスクがない運用指導や監査によって確認される文書は2年〜7年程度保存しておく必要があります。 膨大な文書を数年分保存しておく場合、紛失や破損をしてしまうリスクがあります。 運用指導や監査の際に必要な書類が見つからず、慌てた経験がある方も多いのではないでしょうか。 介護記録を電子化した場合には、記録がすべてデータベースに一括管理されるため、紛失のリスクがありません。 クラウド上に保存する場合には、何らかの原因でPCなどが壊れてしまっても、紛失することがないため、さらに安心感が増します。記録のヒューマンエラーが発生しにくい文書の場合、職員によって記載方法が異なったり、字が汚く判別しにくかったり、誤記や誤解が発生しやすくなります。 そのため、運用指導や監査の際にデータの整理時に思わぬミスをしてしまいやすくなってしまいます。 一方で、介護記録を電子化した場合、記載方法が統一されており、一貫性のある記録を作成することが可能です。 運用指導や監査の際にもデータの整理がしやすいため、ヒューマンエラーが発生しにくい仕組みになっているのです。運営指導・監査に向けた書類準備の時間・手間がかからなくなる運用指導は6年に一回は必ず入るものです。 運用指導の際には膨大なデータを整理したり、書類を作成したり、ただでさえ忙しいのにも関わらず多くの時間と労力をかけなければなりませんでした。 介護記録を電子化した場合、データの整理や、書類の作成が素早くできてしまうため、今までかけていた準備の時間がかからなくなります。運営指導・監査対応にかかる時間が短くなる運用指導や監査は、介護事業所側の担当者が説明しながら、印刷された膨大な資料を指導員が確認していくのが一般的でした。 介護記録の電子化を行った場合、運営指導や監査対応はディスプレイ上で確認が行われます。 指導員が「このデータはどうなっていますか？」などの質問をした際にも、印刷された紙の場合はその場所をいちいち探さなければなりませんが、電子化している場合は「検索」や「絞り込み」などで必要なデータを一瞬で抽出することが可能です。 このように、紙での確認に比べると大幅な時間短縮につながります。介護記録を電子化したことによる運営指導・監査上の懸念点介護記録を電子化したいが、運営指導や監査などの対応が気になり、なかなか踏み切れないという方は、「知り合いの介護事業所で紙が必要と指摘された」「過去にこんな指摘を受けた経験がある」など色々な懸念点があるのだと思います。 実際に介護記録を電子化したことにより運営指導や監査の際に発生しそうな懸念事項をいくつかご紹介します。運営指導・監査担当者との認識のズレが生じる場合がある実際に介護事業のICT化は国が主導しているとはいえ、まだまだこれからの発展途上です。 マニュアルで書かれていることが全ての指導員に100%浸透している訳ではありません。 実際の運営指導や監査の現場では、過去の慣習などから「紙を用意するのが当たり前」「利用者の印鑑が押されてなければならない」などと思っている方もいらっしゃると思います。 「介護記録を電子化していれば、紙は用意しなくても良い」と国のマニュアルに書いてありますし、法律上、介護記録に押印の義務はないため、「紙で用意しなければならない」「利用者の印鑑が押されなければならない」は間違っています。 「紙で用意してくれるとありがたいです」など要望レベルで依頼してくる指導員もいるようなので、まだまだ国と運営指導・監査の担当者との間で認識のズレが現場では発生してしまうようです。介護記録を文書でも通常保存している場合は印刷が必要になる介護記録を電子化しているにも関わらず、文書でもダブルで介護記録を作成・保存している場合には、電子データと文書データを突合しなければ確認したことにはなりません。 その場合は、印刷を求められ、紙媒体での確認が必要になる場合があるので注意しましょう。 実際に厚生労働省の『介護保険施設等運営指導マニュアル』にも次のような記載があります。 各種の書面を電磁的記録として管理しつつ、併せて印刷し紙媒体でも管理している場合は、紙媒体を確認してもよいのですが、ディスプレイ上に映し出された内容と印刷されたものとを突合しなければ厳密には確認したことにはなりません。 介護事業所によっては電子化への不安から、文書でもダブルで管理をしているケースがありますが、上記マニュアルに記載がある通り、かえって紙で印刷している以上の手間・工数がかかってきてしまいます。 介護記録の電子化をするのであれば、そちらに一本化した管理がおすすめです。運営指導・監査担当者に「ディスプレイで確認して」と言いづらい現状がある介護記録の電子化をしている場合、運営指導・監査の際はディスプレイ上で確認するのが一般的ですが、中には「ディスプレイで確認してください」と言い出しにくい雰囲気の指導員もいらっしゃいます。 運営指導でもし何かミスをして監査に切り替わってしまったら大変なので、指導員には現場は気を遣って、強いことを言えなくなってしまうのが現状です。 しかし、気を遣ったから評価が変わる訳ではないため、「ディスプレイで確認をお願いします」ということは毅然とした態度で伝えるべきです。 もし「このデータの印刷をお願いできますか？」と依頼されたら、その部分だけ印刷して渡すなどの対応でちょうど良いと言えます。介護記録を電子化することで運営指導・監査にかかる手間を減らそう！今までの運用指導・監査にかかっていた手間や費用、記録の管理や資料作成のコストが大きく削減できるため、介護記録を電子化することには大きなメリットがあります。 運用指導や監査を懸念して介護記録の電子化を躊躇しているという方は、全く心配する必要はありません。 これを機に、介護記録の電子化に踏み切り、これまで運用指導や監査にかかっていた様々な工数やコストを削減していきましょう。当社では無料から介護記録の電子化を始めることができる、ＡＩ・介護記録ソフト「CareViewer」を開発・提供しております。グループホームや小多機、サ高住など様々な介護サービスを20年以上運営している会社が開発を行っているため、介護現場の視点で作られた使いやすくシンプルなつくりになっております。当社が提供するアプリを通じて、実際に当グループで運営している介護施設にて、運営指導を受けましたが、紙を印刷せずに済むこと、必要な情報をすぐに出せることが効率化・時間短縮につながっていると大きく実感しました。もしご興味がございましたら、お気軽にお問い合わせください。