介護記録の電子化のメリット・デメリットとは？アプリを導入するならCareViewerを！

介護記録を電子化するなら、スマートフォンから操作できるアプリがおすすめです。電子化は事務作業の負担軽減や従業員の直帰を可能にします。事前に無料説明会などへ参加してもらい、介護スタッフのIT技術への抵抗感を軽減させましょう。

介護記録を電子化した際のメリットやデメリットについて説明をしますので、ぜひ介護記録の電子化の際に、参考にしてみてください。

この記事でわかること

• 介護記録を電子化する3つのメリット（事務作業軽減・直帰可能など）とデメリット（コスト・セキュリティなど）

• 失敗しないための「上手な訪問介護記録の電子化の始め方」と職員への事前周知のポイント

• ITが苦手な方でも使いやすく無料説明会も実施しているおすすめアプリ「CareViewer」の特徴

この記事の目次

介護記録の電子化のメリット・デメリットとは？

介護記録を電子化すると事務作業の負担軽減や写真が利用できるなどメリットがある一方で、電子化に抵抗を感じる職員への対応や導入コストなどのデメリットもあります。

こちらでは、介護記録を電子化する具体的なメリット・デメリットと上手な電子化の始め方についてご紹介いたします。電子化にあたっては、無理のない導入と職員への通知が欠かせません。

訪問介護記録を電子化するメリット

サービスの内容や利用者の様子を把握するために必要な訪問介護記録を電子化する主なメリットは、以下の3つです。

・事務作業の軽減

紙での記録は、書くのに時間がかかったり保管や管理に場所が必要だったりします。アプリを使えばスマートフォンやタブレットへ簡単に入力できるうえ、クラウドで保存されるため場所を取りません。また、テンプレートや音声入力などの機能が使えるため、記録にかかる時間を短縮できます。

・写真を利用できる

紙での記録は、写真を貼るのが大変で枚数も限られます。一方、アプリを使えばスマートフォンやタブレットで撮った写真をそのまま添付できるうえ、写真の枚数を気にする必要がありません。写真が多ければ、利用者の状態や介護の内容をわかりやすく伝えられます。

・従業員が直帰できる

紙での記録は、訪問介護サービスを提供した後に事務所に戻って記録を提出したりパソコンで入力したりしなければなりません。しかし、アプリを使えば訪問介護後にその場で記録を送信できるため、そのまま自宅に帰れます。従業員の移動時間や交通費の節約が可能です。

訪問介護記録を電子化するデメリット

事務作業の効率化に役立つ電子化ですが、デメリットも存在します。

・電子化に抵抗を感じる職員への対応

アプリは便利ですが、慣れない方や苦手な方もいます。年配の職員や長年紙で記録してきた職員は、電子化に抵抗を感じるかもしれません。そうした職員への対応は、電子化の成功のために非常に重要です。説明会や研修会を実施したり、サポート体制を整えたりすることをおすすめします。

・導入コストがかかる

アプリ導入には、スマートフォンやタブレットといった端末の料金やアプリの利用料などのコストがかかります。また、端末やアプリの更新、メンテナンスも必要です。コストがかかりすぎると訪問介護事業所の経営に影響する可能性がありますので、コストと効果のバランスを確認したうえで導入を検討してください。

・セキュリティ対策への不安

アプリの記録はクラウドで保存されるため、紙と比べると紛失や情報漏洩のリスクがありません。しかし、完全に安全なわけではなく、ハッキングやウイルスなどの攻撃によって記録が流出する可能性があります。また、端末を紛失したりパスワードを忘れたりすると、記録にアクセスできません。使用時のルールや端末を紛失したときの対応などを事前に考えておく必要があります。

上手な訪問介護記録の電子化の始め方

訪問介護記録の電子化を始める際のポイントは、以下のとおりです。

・職員への事前周知を行う

説明会や研修会を実施して職員に電子化のメリットや使い方を教えましょう。また、電子化を一気に行うのではなく、音声入力を使ったり紙媒体とデジタルを併用したりと徐々に進めていく必要があります。年齢が高い方や苦手意識を持つ方に配慮することも大切です。

介護記録ソフトやアプリを取り扱う会社によっては、無料説明会を開催しているところもあります。電子化に向けての介護記録ソフト・アプリ導入の際は、職員が抱える疑問や不安を取り除くため、このような無料説明会を利用してみるのもおすすめです。

・セキュリティ面での周知も行う

電子化するときは、セキュリティ対策が欠かせません。端末やアプリの選択・設定には注意しなければなりません。また、職員にもセキュリティ対策を周知してください。例えば、パスワードを定期的に変更したり端末を自宅に持ち帰らせないようにしたりすると、紛失や情報漏洩のリスクを抑えられます。

訪問介護記録を電子化するメリットとデメリットを理解しましょう

業務内容の把握や利用者の様子を確認するために欠かせない訪問介護記録の電子化は、メリットとデメリットの両方が存在します。

主なメリットは事務作業の効率化や写真による伝達、従業員の直帰が可能な点です。
一方デメリットとしては、ITに馴染みがない職員では負担が増してしまう、導入コストがかかる、セキュリティ対策が必要であることが挙げられます。導入前に、メリットとデメリットどちらが大きくなるのかを検討しましょう。

AI・介護記録ソフトCareViewerは、介護現場の意見が存分に反映された介護記録ソフトです。ITに苦手意識がある方でも使いやすい操作性が特徴です。

介護記録の入力だけではなく、バイタルグラフの確認や申し送り事項の閲覧、業務の分析・統計など多彩な業務をこなせるソフトですので、事務作業の効率化を期待できます。

スマートフォンやタブレットからも操作できるアプリのため、介護現場から事務所へ戻る必要がなく、気づいたときにさっと入力が可能です。介護記録の電子化を検討している方は、ぜひCareViewerをお試しください。

また、CareViewerでは「自社で使えるか不安」「IT導入自体あまり経験がなく不安」といった悩みをお持ちの方に向けて、個別オンライン説明会も開催しています。お客様のご希望の日時に無料にて開催させていただきますので、お気軽にご利用ください。