介護施設のペーパーレス化を実現するメリット・デメリットとは？推進方法や3つのポイントを解説

「職員の高齢化や人材不足によりペーパーレス化が進まない」
「ペーパーレス化に必要なノウハウや知識が不足している」
「ペーパーレス化導入のコストや運用負担への懸念がある」

介護施設でペーパーレス化を進める方法や、上記のようなお悩みではありませんか？

現在、さまざまな介護施設のペーパーレス化は進んでいますが、非常勤職員の場合は少ない傾向です。

また、ペーパーレス化のメリットやデメリットを理解しておかなければ、導入後に後悔する可能性もあるため注意が必要です。

本記事では、介護施設のペーパーレス化の現状と課題やメリット・デメリット、成功させるためのポイントなどを詳しく解説しています。

これから、ペーパーレス化を導入しようかと検討している方は、ぜひご参考ください。

この記事でわかること

• 介護施設でペーパーレス化を推進する3つのメリット（業務負担・コスト削減など）とデメリット

• ペーパーレス化を成功させるための具体的な推進方法と3つの重要ポイント

• 現場の声を反映し無料で導入支援が受けられるおすすめ介護記録ソフト「CareViewer」の特徴

この記事の目次

弊社が提供する『CareViewer』は、介護職員の声から生まれた現場の人に使いやすいUIと機能を備えた介護記録ソフトです。

他社ではシステムの導入を支援する際は際は10万単位で費用がかかってしまいますが、弊社の場合は無料で対応しています。

全国に販売代理店を設置しているので、弊社の担当者が対面で説明可能です。

少しでも『CareViewer』が気になる方は、お気軽に資料請求やご相談をお待ちしています。

介護施設でのペーパーレス化の現状と課題

多くの介護施設では、ペーパーレス化を推進していますが、人材やノウハウ不足、職員の高齢化などが原因で、十分に進められていない施設もあります。

現状として、医療・介護職員でパソコンやタブレットなどを業務で使用している割合は以下のとおりです。

※令和3年10月1日時点

上記のように、常勤職員と比較すると、非常勤職員のペーパーレス化の進捗が遅れていると分かります。

なお、介護施設でのペーパーレス化の進捗を詳しく知りたい方は、厚生労働省が公表している以下のページをご覧ください。

文書負担軽減や手続きの効率化による介護現場の業務負担軽減に関する調査研究事業

介護施設のペーパーレス化を推進する3つのメリット

介護施設でペーパーレス化を進めると、主に以下3つのメリットがあります。

• 職員の業務負担を削減できる

• 管理や印刷コストを削減できる

• 情報管理・共有がしやすくなる

これから、ペーパーレス化を進めていこうと検討している方は、どのような恩恵を受けられるのか一つずつ確認していきましょう。

職員の業務負担を削減できる

ペーパーレス化すると、主に以下の業務負担を軽減できます。

• 介護計画書

• 介護記録

• シフト表

• 出勤簿

• 介護保険請求関連書類

• ケアマネへの報告書など

オンラインで情報を一元管理できると、人的ミスや記入漏れが削減され、修正にかかる時間も短縮できます。

書類作成の手間を短縮できると業務を効率化でき、利用者へのケアなど本来の業務に集中できるようになります。

また、ペーパーレス化すると、簡単に必要な情報にアクセス可能です。

管理や印刷コストを削減できる

従来、情報を管理するためには紙に印刷して保管していましたが、ペーパーレス化するとシステムやアプリ上で保管できるため、書類管理スペースや印刷コストを大幅に削減できます。

これまで書類の保管に使用していたスペースを確保できるため、他の用途に有効活用できます。

印刷コストの削減により浮いた予算は、職員の教育・研修や設備の充実などに振り分けることも可能です。

また、新たな機器やシステムなどを導入すると、さらなる業務効率化につながります。

ペーパーレス化は、限られた予算を有効活用し、サービスの質を向上させたい場合に有効な手段です。

情報管理・共有がしやすくなる

介護記録や利用者情報をオンライン上で一元管理すると、知りたい情報をすぐに見つけられます。

書類を探す手間が省けるだけでなく、職員間で情報共有する際も、ファイルを簡単に共有できます。

また、複数の職員が同時に同じ情報にアクセスできるため、紙で保管している時のように他の方が使用している間に待つ必要もありません。

訪問先では、書類を持ち歩かなくても必要な情報にアクセスでき、利用者情報をその場で入力も行えます。

情報の管理や共有を簡単に行いたい方は、ペーパーレス化の導入を検討してみましょう。

介護施設のペーパーレス化を推進する3つのデメリット

介護施設でペーパーレス化を推進する際には、以下3つのデメリットもあるため注意が必要です。

• システムの導入や運用にコストがかかる

• デジタル環境に慣れるまでの時間がかかる

• セキュリティ問題が発生する場合がある

ペーパーレス化を効率よく進めていくためにも、それぞれどのようなデメリットがあるのか理解しておきましょう。

システムの導入や運用にコストがかかる

ペーパーレス化に必要なシステムやアプリを導入する際には、導入費用や運用のためにも費用がかかります。

特に、これまで膨大な情報を紙で管理してきた場合、すべてをペーパーレス化させるには多くの時間も必要です。

また、一度にペーパーレス化を進めると、移行期間中は一時的に業務が止まってしまう可能性もあるため、段階的に移行していくのがおすすめです。

ペーパーレス化を進める際には、導入や運用にかかる際の費用や得られるメリットを理解しておきましょう。

デジタル環境に慣れるまでの時間がかかる

高齢の職員の場合、これまでアナログで業務を行ってきた傾向にあるため、デジタル環境に慣れるまで一定の時間が必要です。

ペーパーレス化すると業務を効率化できますが、デジタル環境に慣れていない方にとっては業務負担が増えるリスクもあります。

そのため、新しいシステムの操作方法を習得するには、パソコンやタブレット端末の基本的な操作から指導が必要になる場合もあります。

ただし、いきなりデジタル化してしまうと、対応が追いつかず業務効率が低下してしまう恐れがあるため注意が必要です。

また、どの職員でも業務を円滑に進められるように、操作マニュアルを用意したり、使いやすいシステムを選ぶなどの配慮が必要です。

セキュリティ問題が発生する場合がある

オンライン上で個人情報や業務に関する書類を管理する場合、情報漏洩や不正アクセス、コンピューターウイルスの感染など、セキュリティ対策が欠かせません。

介護施設では、利用者の健康状態や生活状況、家族情報など、極めてプライバシー性の高い情報を扱います。

もし、個人情報が外部に漏れてしまった場合、利用者やご家族に多大な被害を与えるだけでなく、介護施設の信頼も損なわれてしまいます。

そのため、セキュリティ対策が重要ですが、職員の意識向上も大切です。

しかし、個人情報はペーパーレス化だけの問題ではなく、紙で情報を管理している場合でも同様です。

介護施設のペーパーレス化を推進する方法

介護施設のペーパーレス化を推進する方法は以下のとおりです。

• ペーパーレス化の課題の洗い出しと目標設定を行う

• 対象業務の範囲や実行方法を検討する

• 職員へ説明し同意をもらう

• 導入するシステムやツールの検討をする

• 運用して効果検証や改善・評価をする

まず、何を目的にシステムやアプリを導入するのか明確にしなければいけません。

また、システムやアプリをどの業務に活かせるのかも確認する必要があります。

ペーパーレス化を進める際は、職員への説明と同意が必要になり、特にデジタル環境に不慣れな職員には、丁寧な説明が必要不可欠です。

この際、ペーパーレス化のメリットを十分に伝え、理解を得なければいけません。

導入するシステムやアプリは、業務内容や操作性、コストやセキュリティ面など、多角的な視点での検討が必要です。

導入後には、システム運用の効果検証・改善を継続的に行うと、想定通りの効果が得られているかを検証できます。

介護施設のペーパーレス化を成功させるためのポイント3選

介護施設のペーパーレス化を成功させるためには、以下3つのポイントが大切です。

• 担当者を決めてチームを編成する

• 自施設に適したシステム・ツールの検討をする

• 効果検証・改善を繰り返す

これからペーパーレス化を検討している方は、それぞれ理解していきましょう。

担当者を決めてチームを編成する

介護施設では、看護師やケアマネージャー、介護職員など多くの職種が業務を行っています。

ペーパーレス化を進めるには時間がかかるため、担当者を決めてチームを編成しなければ円滑に推進できない可能性があります。

各部署から代表者を選出し、それぞれの意見をまとめると、理想的なペーパーレス化を実現できるでしょう。

自施設に適したシステム・ツールの検討をする

ペーパーレス化を行うシステムには多くの種類があるため、自施設に適したツールの導入が大切です。

評判や評価が高くても、自施設の環境にあうとは限りません。

例えば、デジタルに不慣れな職員が多い施設の場合は、操作性が高くシンプルなシステムが適しています。

膨大な書類を電子化したい場合は、大容量のデータを保存できるシステムを選択しなければいけません。

また、コストも重要な選定基準の一つです。初期費用だけでなく、ランニングコストも含めて総合的な判断が必要です。

なお、弊社が提供する『CareViewer』は、介護施設のペーパーレス化を支援する使いやすい介護記録ソフトです。

実際の介護現場の声を聞きながら改善を繰り返しているので、現場の悩みを解決してくれるでしょう。

少しでも気になる方は、以下のボタンからお気軽にご相談ください。

効果検証・改善を繰り返す

システムやツールの導入がゴールではありません。

実際に運用して得られた効果を検証し、課題や問題点があれば改善しなければいけません。

例えば、介護記録の電子化により、記録にかかる時間が短縮されたか、記録の質が向上したかなどを調査します。

アンケートやヒアリングを通じて、現場の声を拾い上げることも大切です。

検証の結果、改善すべき点が見つかれば、速やかに対応できるため、業務効率の向上につなげましょう。

介護施設のペーパーレス化に関するよくある質問

介護施設のペーパーレス化に関する、よくある質問をまとめました。

• デイサービスの連絡帳を電子化させる方法はありますか？

• ケアマネージャーがペーパーレス化するメリットはなんですか？

詳しく知りたい方は、一つずつ理解していきましょう。

デイサービスの連絡帳を電子化させる方法はありますか？

デイサービスでは、利用者や家族、スタッフとのコミュニケーションや情報共有のために連絡帳が使われています。

連絡帳を通じて、利用者・家族に安心感を与えたり、スタッフ間で業務記録報告も可能です。

連絡帳を電子化する場合は、デイサービスや介護専用の管理アプリやデジタル連絡帳アプリなどの利用がおすすめです。

タブレットやスマートフォンから記入できると、情報共有も簡単に行えるため、業務負担の軽減につながります。

ケアマネージャーがペーパーレス化するメリットはなんですか？

ケアマネージャーは、日常生活で支援や介護を必要とする方の相談に乗り、ケアプランの作成や、市町村・サービス事業者・施設などとの連絡調整を行う専門職です。

ケアマネージャーがペーパーレス化を進めると、場所を問わず書類の管理や確認ができ、必要書類をすぐに用意できるようになるため、業務効率化と管理コストの削減が見込めます。

また、紙代や印刷代などの削減にもつながるため、浮いたリソースを他の業務に割り当て可能です。

なお、ケアマネージャーの業務を詳しく知りたい方は、厚生労働省が公開している以下のページをご覧ください。

介護支援専門員（ケアマネジャー） を詳しく知りたい方はこちらから

介護施設のペーパーレス化を進めるなら「CareViewer」がおすすめ！

介護施設では、徐々にペーパーレス化が進んでいますが、非常勤の訪問介護の場合は17％しか活用していません。

ペーパーレス化のシステムを導入する際には、コストがかかり、デジタル環境になるまでに時間もかかるなどのデメリットがあります。

一方、職員の業務負担や管理・印刷コストの削減、情報を管理しやすくなるなどのメリットもあります。

ペーパーレス化を成功させるためには、担当者を決めてチームを編成し、自社に適した紙ステムやツールの導入が欠かせません。

しかし、どのシステムが自社にあっているか分からず迷っていませんか。

なお、弊社が提供する『CareViewer』は、介護職員の声から生まれた現場の人に使いやすいUIと機能を備えた介護記録ソフトです。

従来のシステムでは、紙のルールをそのまま適用すると、紙とソフトでフォーマットが異なるため、現場ではハレーションが起きてしまいます。

しかし、『CareViewer』は現場スタッフの声を参考にして制作したため、現場でも使いやすい仕様です。

また、他社ではシステムの導入を支援する際は際は10万単位で費用がかかってしまいますが、弊社の場合は無料で対応しています。

全国に販売代理店を設置しているので、弊社の担当者が対面で説明可能です。

少しでも『CareViewer』が気になる方は、お気軽に資料請求やご相談をお待ちしています。