介護記録の保管方法にお悩みなら電子化がおすすめ｜紙で残す4つの課題や電子化のポイントを解説

介護記録の保管や管理に関して、以下の悩みを抱えていませんか？

「紙の記録が増え続け、保管スペースが足りなくなってきた」
「過去の記録を探すのに時間がかかり、業務効率が低下している」
「災害時に記録が消失するリスクを回避したい」

本記事では、介護記録を紙で残す際のリスクやデメリットをわかりやすく解説します。介護記録を電子化して保管する方法も数種類紹介します。

記録管理の課題解決に役立つ情報が満載ですので、ぜひ最後までご覧ください。

なお、記録の電子化で業務効率化と安全性を実現したい事業者様には「CareViewer」の導入をおすすめします。

数ある介護記録ソフトの中でも、現場の声を活かした使いやすさが評判なのが「CareViewer」です。介護記録の電子化を検討中の施設様は、ぜひ一度お問い合わせください。

この記事でわかること

• 紙で介護記録を保管し続ける4つの課題（保管スペースの不足・検索の難しさ・災害時の消失リスク・LIFE加算取得の困難さ）

• 介護記録を電子化して保管する3つの方法（記録ソフト・介護アプリ・PDF保存）と、導入時の重要なポイント

• 現場での使いやすさに定評があり、業務効率化と安全性を実現するおすすめの介護記録ソフト「CareViewer」のメリット

この記事の目次

【結論】介護記録の保管方法に悩んでいるなら電子化がおすすめ

介護記録の保管方法に悩んでいるなら、電子化するのがおすすめです。利用者数の増加や保管期間の長期化などが原因で、介護記録の保管が課題となっているケースが少なくありません。

多くの事業者が介護記録の保管方法に頭を悩ませる中、厚生労働省が推奨する介護記録の電子化が注目されています。

介護記録を電子化してデータで保管すると、紙媒体の記録のように保管スペースが物理的に圧迫されることはありません。

また、データとして管理すると記録の検索が容易になり、業務効率も向上します。セキュリティの観点でも、紙媒体に比べて紛失や盗難のリスクが低く、安全性を高められます。

なお、手軽に利用できる無料アプリやリーズナブルな介護記録ソフトを活用すると、初期費用を抑えつつ、介護記録の電子化が可能です。

介護記録の保管方法が課題となっている事業所は、電子化の導入を積極的に検討しましょう。

参考：厚生労働省｜介護サービス事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き

介護記録を紙で残す際の4つの課題

介護記録を紙ベースで残し続ける方法には、以下のような課題が存在します。

• 保管スペースの不足

• 過去の記録の検索が困難

• 災害時に記録を失うリスク

• LIFE加算の取得が困難

課題の内容をそれぞれ詳しく解説します。

保管スペースの不足

紙ベースでの介護記録管理は、保管スペースに限りがあります。

介護記録は利用者の個人情報を含むため、安全性を確保するために鍵付き書庫など、セキュリティ面に配慮した保管場所が求められます。

必要なスペースが年々増えると、備品の保管や業務スペースの確保に支障をきたすケースが少なくありません。

また、介護記録の保管期間は、介護保険サービス終了後に厚生労働省では2年、各市区町村の条例では最長5年の保存が義務付けられています。

そのため、運営年数が長い事業所では、限られたスペースに膨大な介護記録を保管し続ける必要があります。

狭いスペースに無理に記録を詰め込んでいるのが理由で、災害時の避難経路の確保に支障をきたし、安全管理上の課題が発生している事業所も少なくありません。

参考：厚生労働省｜介護分野の文書に係る負担軽減に関する専門委員会

過去の記録の検索が困難

利用者のケアに関する判断を下す際は、過去の経緯を参照する必要があります。

しかし、紙ベースの介護記録が膨大になるほど、必要な情報を探し出すのに多くの時間と手間がかかってしまいます。

特に、古い介護記録ともなれば、整理が追いつかず記録だけが山積みになってしまうケースも少なくありません。

介護記録が適切に管理されていない状態では、利用者情報を時系列で把握するのは困難です。

また、新しい職員がケアの根拠を理解する際にも、過去の記録を確認できないのは、大きな障壁となります。

スムーズに情報共有し、安全な事業運営を継続するためにも、検索性の高い介護記録管理は必要不可欠です。

災害時に記録を失うリスク

介護記録を紙で保管していると、災害時の消失リスクが高まります。

例えば、台風や集中豪雨による浸水被害や、火災の延焼などで、一瞬にして大切な記録を失ってしまう可能性が存在します。

万が一、介護記録を消失してしまうと、利用者へのケア実績を証明できなくなり、事業運営に大きな支障が生じます。

予測不能な災害に備えるためにも、介護記録の電子化とデータバックアップは欠かせません。

LIFE加算の取得が困難

LIFE加算が取得できない点も、介護記録を紙ベースで保管するデメリットです。

LIFE（科学的介護情報システム）とは、厚生労働省が注力する介護分野のビッグデータ構築プロジェクトです。

厚生労働省は、介護事業所がLIFEに提供したデータを分析・フィードバックして、エビデンスに基づくケアの実現を目指しています。

ただし、電子化された介護記録でなければ、LIFEへのデータ提供ができません。今後の介護保険制度改定では、LIFEへの参加状況が評価の指標になると予想されます。

紙ベースの介護記録に依存していては、LIFE加算の取得が難しくなり、事業の競争力が低下するリスクが存在します。

参考：厚生労働省｜科学的介護

介護記録の電子化による3つの保管方法

介護記録を電子化して保管する方法には、主に以下3つが挙げられます。

• 記録ソフトの活用

• 介護アプリの導入

• PDF保存

それぞれの特徴を詳しく解説します。

記録ソフトの活用

介護記録に対応したソフトウェアを導入すると、日々の記録や利用者情報をオンライン上で一元管理が可能です。

記録ソフトはセキュリティ性にも優れるため、機密性の高いデータを安全に保管できる点もメリットです。

ただし、既存の紙ベースの記録は、スキャンなどで段階的にデータ化していく必要があります。

記録ソフトの導入には一定のコストが必要ですが、業務の効率化やペーパーレス化で得られるメリットの方が結果的に運営課題の改善につながります。

GoogleスプレッドシートやExcelなど、比較的シンプルなツールから始めてみるのもおすすめです。

介護アプリの導入

介護事業に特化したアプリケーションを導入すると、記録の共有も容易になるのでおすすめです。

一部の介護記録アプリでは、無料プランが提供されているので、初期費用を抑えたい事業所に適しています。

ただし、無料プランの場合は機能に制限があるのが一般的で、セキュリティ面への不安も拭えないため、トライアル的な利用にとどめておくのが賢明です。

本格的な介護記録の電子化を目指すなら、信頼できる有料アプリを選択しましょう。コストと利便性のバランスを考えながら、自社にとって最適なサービスを見極めてください。

PDF保存

既存の紙の記録をスキャンし、PDFファイルとして保存する方法も選択肢の1つです。専用のソフトを導入する必要がないため、比較的低コストで実現可能です。

ただし、大量の介護記録をデータ化するには相応の時間と手間が必要で、スキャン作業自体が業務の妨げになる可能性も否定できません。

現実的なのは、過去の記録は紙のまま保管しつつ、今後の記録をPDF化していく方法です。ファイルの整理方法とバックアップ体制の構築が、円滑な事業運用で重要な要素になります。

介護記録を電子化する際の3つのポイント

介護記録の電子化を進める上では、以下の3つの点に注意が必要です。

• 個人情報の管理を徹底する

• 必要な情報を迅速に検索できる仕組みを整える

• データのバックアップを必ず行う

それぞれのポイントを詳しく解説します。

個人情報の管理を徹底する

介護記録を電子化する際は、取り扱いに細心の注意を払わなければなりません。介護記録には、利用者の心身の状態など、プライバシー性の高い情報が数多く含まれています。

例えば、社内の共有フォルダに無造作に記録を保存するような方法は厳禁です。保存先を厳選し、アクセス権限を適切に設定しましょう。

また、ファイル名のつけ方にも気を配りましょう。中身がわかりやすい名称にすると、誤送信のリスクを低減できます。

その他、不正アクセス防止のため、アクセスログの管理やセキュリティソフトの導入も欠かせません。

介護記録電子化のメリットを享受するためにも、セキュリティ対策は万全を期すよう意識しましょう。

必要な情報を迅速に検索できる仕組みを整える

介護記録の電子化を進める際は、必要な情報を迅速に検索できる仕組みを整えるのも重要です。

電子化した記録が大量になれば、目的の情報を探すのに手間取ってしまうケースが少なくありません。

まずは、ファイル名やフォルダ名の付け方を統一して、検索性の高い管理体制を整備しておくのが基本です。

例えば、ファイル名に日付や利用者名などを明記して、直感的に必要な記録にたどり着けるようにしましょう。

高度な検索機能を備えた介護ソフトの導入も効果的です。各種記録をデータベース化すると、必要な情報を瞬時に引き出せるようになります。

また、簡単にキーワード検索できる環境を整えておくと、カンファレンスや実地指導にスムーズに対応できる点もメリットです。

データのバックアップを必ず行う

電子化した介護記録は、定期的にバックアップを取るのが原則です。例えば、パソコン内だけに介護記録を保管していると、故障時にデータを喪失するリスクが高まります。

クラウドストレージの活用や外部記憶装置への保存など、複数の手段を組み合わせて、介護記録を保管するのが理想的です。

また、施設内のサーバーを利用し、複数のデバイスからアクセスできる環境を整備するのも有効な対策の一つです。

その他、誤ってファイルを削除してしまうケースに備えて、重要なデータへのアクセス制限も必要になります。

トラブル時の復旧を想定し、バックアップデータの保管先を全スタッフ間で共有しておきましょう。

介護記録を電子化して保管する方法に関するよくある質問

介護記録を電子化して保管する方法に関するよくある質問を整理しました。今後の疑問点解消に役立ててください。

介護記録に押印は必要ありますか？

介護記録への押印は、法的な義務ではありません。従来は「利用者印」や「サービス提供責任者印」などを求める事業所が多かったものの、あくまで慣例の範疇で行われていました。

令和3年度の介護報酬改定では、記録への押印を不要とする方針が明確にされています。代わりに、電磁的な記録方法の活用が推奨されるようになりました。

そもそも、介護記録の主たる役割は報酬請求の根拠を示し、サービス内容を関係者間で共有する点にあります。

もし、介護記録が適切に作成・保管されているのであれば、押印は必要ありません。

また、個人情報保護の観点からも、記録の正確性が担保されているなら、印鑑なしのデジタル管理で問題ありません。

参考：厚生労働省｜令和３年度介護報酬改定について

記録用ソフトの費用はどのくらいかかりますか？

介護記録用ソフトの導入費用は、選ぶソフト・プランによって異なります。一般的に、介護記録に特化したシンプルなソフトは、比較的リーズナブルに導入可能です。

記録ソフトの料金体系は、初期費用を含む一括払いと、月額や年額の利用料を支払うサブスクリプション方式の2パターンが主流です。

また、利用するスタッフ数や登録する利用者数などの条件で、費用が変動するケースが少なくありません。

ただし、介護記録だけでなく請求業務の機能が付随するようなソフトは、料金が高く設定されている傾向があります。

予算と必要な機能のバランスを考えながら、自社にとって最適なプランを選ぶのが大切です。

CareViwerでは利用人数によって料金プランを選択できます。詳細は下記をご確認ください。

現場スタッフが使いこなしやすいツールはありますか？

多くの介護記録ソフトは、ITスキルに自信のない方でも、直感的に操作できるよう設計されています。

そのため、提供するケアの項目をタップしてチェックを入れるなど、簡単な操作だけで介護記録を残せます。

介護記録ソフトは、タブレットやスマートフォンでの入力に対応しているサービスも数多く、高齢の職員でもスムーズに記録が行えるよう設計されている点が特徴です。

ただし、デジタル化に不安を感じるスタッフには、導入当初は紙ベースの記録と並行しながら、操作方法を覚えるよう指導するのも一つの手です。

また、試用版・無料プランを利用すると、コストを抑えて自社スタッフに合った介護記録ソフトかどうかを判断できます。

介護記録の電子化なら「CareViewer」の導入がおすすめ！

紙ベースの介護記録管理には、保管スペースの確保や検索性の低さ、災害時の消失リスクなどさまざまな課題が存在します。

一方、介護記録の電子化を進めると、さまざまな問題点を解決し、スムーズで安全な事業運営を実現できる可能性が高まります。

介護業務の効率化や記録の安全性向上など、大きなメリットが存在するのは理解できるものの、導入費用などをネックに感じている方も少なくないでしょう。

しかし、国を挙げて介護記録の電子化を推進している状況を考えると、できるだけ早期に介護記録用ソフトを導入するのがおすすめです。

LIFE加算を取得して事業運営を安定させたり、利用者満足度の向上を実現している例は、決して少なくありません。

現状、介護記録用ソフトを活用していないのであれば、記録の電子化で業務効率化と安全性を実現できる「CareViewer」を導入して、現場の課題を解決しませんか？

数ある介護記録ソフトの中でも、現場の声を活かした使いやすさが評判なのが「CareViewer」です。介護記録の電子化を検討中の施設様は、ぜひ一度お問い合わせください。