もう悩まない！介護記録システム導入で業務効率化とケアの質向上

「介護記録のシステム化って、難しそう…」
「現場が混乱するんじゃないか…」

そんな不安、ありますよね。

介護現場の負担軽減とケアの質向上、その鍵は現場目線での介護記録システム導入が握っています。

新しいシステムの導入で、あなたの事業所は、より良い方向へと変わるでしょう。

この記事では、介護記録システムの導入を検討する方に向けて、

• 介護現場の負担を軽減するシステムの選び方

• 介護記録システム主要10選の機能比較と解説

• システム導入を成功させるための準備とポイント

上記について、介護事業所を20年以上運営する当社代表が解説します。

あなたの悩みや疑問に寄り添い、解決への一歩を共に歩む内容です。

ぜひ参考にしてください。

この記事でわかること

• 介護記録システム導入による業務効率化と現場スタッフの負担軽減といった具体的なメリット

• 失敗しないための自施設に合ったシステムの選び方と主要10選の比較ポイント

• IT導入補助金の活用法や導入を成功に導くための具体的な手順と注意点

この記事の目次

介護記録システム導入で業務効率化とケアの質向上を実現

介護記録システムの導入は、あなたの施設の業務を劇的に改善する力を持っています。

日々の記録業務が効率化されれば、スタッフは本来のケアに集中できるようになります。

結果として、利用者一人ひとりに寄り添った、質の高いサービスが提供できる環境が整うのです。

ここでは、介護記録システムがもたらす具体的なメリットと、現場スタッフの目線で選ぶべきポイント、そして職種ごとの働き方の変化について解説します。

施設長が知っておきたい！介護記録システム導入メリット

介護記録システムの導入は、施設運営に多くのメリットをもたらします。

まず、最も大きなメリットは、記録業務の効率化です。

紙ベースの記録では、記入や管理に多くの時間と手間がかかっていました。

しかし、システムを導入することで、タブレットやスマートフォンを使って簡単かつ迅速に記録ができるようになります。

例えば、利用者のバイタル情報を入力する際、手書きの場合は測定値を一つずつ記録用紙に記入する必要がありました。

一方、システムを使えば、ベッドセンサーなどの測定機器と連携して自動的にデータを取り込むことも可能です。

これにより、転記ミスを防ぎ、記録業務にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。

さらに、情報の共有や検索が容易になることも大きなメリットです。

「申し送りで情報がうまく伝わっていなかった」
「過去の記録を探すのに時間がかかった」

このような経験は、介護現場ではよくあることです。

システム上で記録を管理することで、必要な情報を必要な時に、必要なスタッフ全員がすぐに確認できます。

スタッフ間の情報共有がスムーズになれば、申し送りミスを防ぎ、利用者の小さな変化にも気づきやすくなるでしょう。

結果として、ケアの質の向上につながることが期待できます。

業務の効率化は、スタッフの負担軽減にもつながります。

厚生労働省の調査によると、介護職員の離職理由の上位には「職場の人間関係」「仕事内容の割に賃金が低い」といった理由が挙げられています。

参考：厚生労働省「令和4年度介護労働実態調査結果」

記録業務の負担が軽減されれば、スタッフはより多くの時間をケアに充てられるようになり、やりがいを持って働けるようになるでしょう。

離職率の低下や人材確保の面でも、システム導入は大きな効果を発揮すると考えられます。

介護記録システムの導入は、業務効率化、情報共有の改善、スタッフの負担軽減など、施設運営に多くのメリットをもたらす有効な手段です。

介護現場の負担軽減！スタッフ目線で選ぶシステムとは

介護記録システムの導入を成功させるためには、現場で働くスタッフにとって使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

使いにくいシステムでは、かえってスタッフの負担を増やすことになりかねません。

例えば、操作が複雑なシステムでは、スタッフが使い方を覚えるまでに時間がかかります。

「新しいシステムに慣れるのが大変…」と感じるスタッフもいるかもしれません。

その結果、システムが十分に活用されず、導入効果が得られない可能性もあります。

スタッフ目線で選ぶ際のポイントは、直感的に操作できるシンプルなデザインと、必要な機能が備わっていることです。

たとえば、タブレット端末で利用できるシステムは、使い慣れたデバイスで操作できるため、スタッフの抵抗感を軽減できるでしょう。

また、音声入力に対応しているシステムなら、忙しいスタッフもスムーズに移行できるかもしれません。

さらに、バイタル測定機器との連携など、現場のニーズに合わせた機能があると便利です。

多くの介護記録システムは、利用者の基本情報やバイタルデータ、食事、排泄、入浴などの記録機能を備えています。

しかし、サービス付き高齢者向け住宅、デイサービス、訪問介護など、施設形態によって必要な機能は異なります。

自施設の業務に本当に必要な機能は何かを検討することが大切です。

導入前に、デモ版や無料トライアルを活用して、実際の使い勝手を確認することをお勧めします。

現場のスタッフに実際に試用してもらい、意見を聞くことも重要でしょう。

スタッフの意見を反映することで、現場に定着しやすいシステム選定につながります。

使いやすさを重視したシステム選びが、スタッフの負担軽減と業務効率化を実現する鍵となります。

【職種別】介護記録システム導入で変わる働き方

介護記録システムの導入は、介護スタッフ、看護師、ケアマネジャーなど、それぞれの職種の働き方に大きな変化をもたらします。

介護スタッフにとっては、記録業務の負担軽減が最も大きな変化でしょう。

例えば、利用者の状態をタブレットに入力するだけで、記録が完了します。

手書きの記録用紙への記入や、パソコンへの転記作業から解放されるのです。

これにより、これまで記録業務に費やしていた時間を、利用者と向き合う時間に充てられるようになります。

申し送りノートで情報を共有していた場合、「申し送り事項を書き写すのが大変…」と感じることもあったでしょう。

しかし、システム導入後は、必要な情報がシステム上で共有されているため、申し送りの時間も短縮されます。

申し送り時間の短縮により、スタッフ間のコミュニケーションをより密に取ることも可能になるでしょう。

看護師の場合、バイタル測定機器とシステムを連携させることで、測定値を自動的に記録できるようになります。

手作業での記録や転記ミスを削減できるため、業務効率が向上し、より正確な看護記録を残せるでしょう。

また、利用者の状態変化をリアルタイムに把握できるため、異常の早期発見にもつながります。

ケアマネジャーにとっては、利用者情報の管理やサービス事業者との連携がスムーズになります。

例えば、利用者の基本情報やケアプラン、サービス利用状況などを一元管理できるようになり、情報が分散して「必要な情報がすぐに見つからない…」といった悩みの解消が期待できます。

さらに、システムを通じてサービス事業者と情報共有することで、急な予定変更にも迅速に対応できるでしょう。

このように、介護記録システムは、各職種の業務効率化と質の向上を実現する、強力なツールと言えます。

介護記録システムの選び方：自施設に最適なシステムとは

介護記録システムの導入は、業務効率化やケアの質向上に大きく貢献します。

システムの導入により、記録業務の負担軽減や情報共有の円滑化が期待できますが、多種多様なシステムの中から自施設に最適なものを選ぶのは簡単ではありません。

「介護記録 システム」で検索しているあなたは、どのシステムが自施設に合っているのか、様々な角度から比較検討しているのではないでしょうか。

ここでは、機能比較や、他システムとの連携、導入前の確認事項などを解説します。

これらの情報を参考に、自施設に最適な介護記録システム選びの参考にしてください。

機能比較で見る！介護記録システム主要10選

各社から様々な介護記録システムが提供されており、「どれを選べば良いのか分からない」と悩んでいる方もいるかもしれません。

ここでは、以下のリンクでは、主要な介護記録システム10個をピックアップし、それぞれの特徴を比較しております。

おすすめの介護記録ソフト・システム10選｜機能一覧や導入の目的も合わせて紹介

これらのシステムはそれぞれ異なる強みを持っています。

上記の特徴を参考に、自施設の規模や利用者像、業務プロセスなどに合わせて、最適なシステムを検討してみると良いでしょう。

介護ソフトとの連携で情報共有をスムーズに

介護記録システムを選ぶ際には、既存の介護ソフトとの連携も重要なポイントです。

多くの介護記録システムは、主要な介護ソフトとのデータ連携に対応しています。

例えば、国保連請求データとの連携により、記録から請求までの業務を効率化できるのです。

「記録はシステムA、請求はソフトB」というように、連携をしていない異なるシステムやソフトを使っている場合、情報の転記ミスや入力漏れが発生するリスクがあります。

さらに、確認作業に余計な時間がかかってしまうため、担当者の負担も増えるでしょう。

介護ソフトとのデータ連携が可能なシステムを導入することで、こうした問題を未然に防げます。

また、ケアプラン作成ソフトとの連携により、ケアプランに基づいた質の高い介護記録を作成しやすくなるでしょう。

利用者情報の二重入力を避けられるため、「データ入力の手間が省けた」と感じている方も多いようです。

既存システムとの連携可否を確認し、情報共有の効率化を目指しましょう。

データ連携は業務効率化の鍵を握っているのです。

導入前に確認すべきポイントと注意点

介護記録システムを導入する前に、自施設の状況を整理し、ベンダーとの打ち合わせで確認すべきポイントを明確にしておくことが大切です。

ここでは、システム導入前に確認すべき5つのポイントをご紹介します。

• 現状の課題と導入目的の明確化

まず、自施設の業務における課題を洗い出し、介護記録システムの導入によって何を解決したいのか、目的を明確にしましょう。例えば「記録業務の効率化」「情報共有の迅速化」「ケアの質向上」などです。目的を明確にすることで、必要な機能を備えたシステムを選びやすくなります。

• 必要な機能の洗い出し

次に、自施設に必要な機能を洗い出しましょう。記録項目、帳票の種類、他システムとの連携など、具体的な要件をリストアップすることが大切です。現場スタッフの意見を積極的に取り入れ、本当に必要な機能を見極めましょう。

• 予算の設定

システムの導入・運用にかかる費用を試算し、予算を設定します。初期費用だけでなく、月額利用料やサポート費用などのランニングコストも考慮する必要があります。また、IT導入補助金など、公的な支援制度の活用も検討してみましょう。

• セキュリティ対策の確認

利用者の個人情報を扱うため、システムのセキュリティ対策は非常に重要です。「プライバシーマーク」や「ISO27001（ISMS）」などの認証取得状況を確認し、信頼できるベンダーを選びましょう。また、データのバックアップ体制や、アクセス権限の設定など、具体的な対策についても確認が必要です。

• サポート体制の確認

導入後のサポート体制も重要なポイントです。システムの操作方法に関する問い合わせ対応や、法改正時のアップデート対応など、サポート内容や対応時間を確認しましょう。導入前の研修や、運用開始後のフォロー体制が充実しているベンダーを選ぶと安心です。

これらのポイントを事前に確認することで、導入後のトラブルを防ぎ、スムーズな運用につなげられるでしょう。

「こんなはずじゃなかった」と後悔しないためにも、事前の確認を徹底しましょう。

介護記録システムの導入は、介護の質を高めるための重要な一歩です。

自施設に最適なシステムを選び、業務効率化とケアの質向上を実現しましょう。

介護記録システム導入を成功に導くためのステップ

介護記録システムの導入は、記録業務の効率化やケアの質の向上に大きく貢献します。

システムの導入は、単にツールを入れるだけでなく、業務プロセス全体の見直しでもあります。

介護記録システムを効果的に活用するには、事前の準備や運用開始後の継続的な改善が重要です。

ここでは、介護記録システムの導入を成功させるための具体的なステップについて、失敗しないための事前準備、IT導入補助金の活用、導入後のサポート体制と運用時の課題解決という3つの観点から解説します。

失敗しないための事前準備と成功事例に学ぶコツ

介護記録システムの導入を成功させるには、現状の業務を分析し課題を洗い出すことが大切です。

「今までの業務フローで、時間がかかっていることはなんだろう？」

システム化で効率化できる業務を明確にすることで、システムに求める機能が見えてきます。

例えば、申し送り業務に時間がかかっている場合、情報共有をスムーズに行えるシステムが必要です。

また、利用者家族との連絡調整に課題がある場合、家族とのコミュニケーションを円滑にする機能が求められるでしょう。

さらに、職員のITリテラシーの把握も重要です。

パソコンの操作に不慣れな職員が多い場合、直感的に操作できるインターフェースを備えたシステムを選ぶ必要があります。

システム導入の成功例として、株式会社元気な介護が運営する小規模多機能型居宅介護施設であるくらしさ発寒、くらしさ八軒の事例を紹介します。

事例1：株式会社元気な介護　くらしさ発寒

事例2：株式会社元気な介護　くらしさ八軒

AI・介護記録ソフト「CareViewer」を導入する株式会社元気な介護が運営する事業所では、タブレット端末とクラウド型の介護記録システムを導入し、記録業務の時間を約50%削減することに成功しました。

この成功の要因は、導入前に職員全員から業務に関するヒアリングを行い、現場のニーズを的確に把握した点にあります。

また、操作研修を繰り返し実施し、職員の不安解消に努めたこともシステム定着につながりました。

このように、現場の課題を明確化し、職員の意見を取り入れながらシステム選定を進めることが、導入成功の鍵と言えるでしょう。

IT導入補助金を活用！初期費用を抑えて導入するには

介護記録システムの導入には、一定の費用がかかります。

「費用面でシステム導入に踏み切れない…」

そんな悩みがある人もいるかもしれません。

しかし、経済産業省が実施する「IT導入補助金」を活用すれば、初期費用を大幅に抑えることが可能です。

この補助金は、中小企業や小規模事業者がITツールを導入する際の経費の一部を補助する制度です。

介護記録システムの導入も補助対象となります。

補助対象となる経費は、ソフトウェア購入費やクラウドサービス利用料、システムの導入や設定にかかる費用などです。

例えば、クラウド型の介護記録システムを導入する場合、月額利用料の最大2年分が補助対象となります。

補助率は対象経費の2分の1以内で、最大450万円の補助を受けることが可能です。（参考：中小企業庁「令和6年度IT導入補助金」）

また、補助金申請には審査があり、必ず採択されるとは限らないので注意が必要です。

補助金の申請には、事業計画書の作成や必要な書類の提出など、煩雑な手続きが伴います。

補助金の活用を検討する際は、申請条件や手続きの流れを事前に確認し、十分な準備期間を設けることをおすすめします。

IT導入補助金を有効に活用し、費用負担を軽減しながら、介護記録システムの導入を実現しましょう。

システム導入後のサポート体制と運用時の課題解決

介護記録システムの導入は、システムを導入して終わりではありません。

システムを導入して実際に運用する中で、様々な課題や疑問が出てくるものです。

例えば、「操作方法が分からない」「うまくデータ連携ができない」など、運用開始直後はトラブルが発生する可能性があります。

また、法改正への対応やシステムのアップデートなど、継続的なサポートが必要となるでしょう。

そのため、システム導入後のサポート体制が充実しているベンダーを選ぶことが重要です。

具体的には、電話やメールによる問い合わせ対応、リモートサポート、定期的な研修会の実施などのサポート内容を確認しましょう。

また、システム導入後も定期的に運用状況を確認し、課題を早期に発見・解決する体制を整えることが大切です。

例えば、定期的なミーティングを開催し、職員からシステムの使い勝手や改善要望をヒアリングする場を設けることが考えられます。

現場の意見を積極的に取り入れることで、より使いやすいシステムへと改善していくことができるでしょう。

導入後のサポート体制と運用時の課題解決の仕組みを整えることで、介護記録システムを効果的に活用し、業務効率化とケアの質向上につなげることができるのです。

【FAQ】介護記録システム導入に関するよくある質問

介護記録システムの導入は、業務効率化やケアの質向上に大きな効果をもたらします。

しかし、導入にあたっては、様々な疑問や不安を抱く方も多いことでしょう。

ここでは、介護記録システムの導入を検討しているあなたが抱える代表的な疑問「オンプレミス型とクラウド型はどちらを選ぶべきか」「法改正への対応」「費用」「セキュリティ対策」「スタッフ教育」について、その悩みを解消し、あなたの不安を解消できるよう、具体的かつわかりやすく解説します。

オンプレミス型とクラウド型、どちらを選ぶべき？

オンプレミス型とクラウド型は、それぞれにメリットとデメリットがあり、一概にどちらが良いとは言えません。

オンプレミス型は、自施設内にサーバーを設置して運用する形態であり、クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する形態です。

「自施設に最適なのは、どちらのタイプなんだろう」と悩んでいる方もいるかもしれません。

オンプレミス型は、自施設でデータを管理するため、セキュリティ面での安心感がある一方、初期費用や運用コストが高くなる傾向があります。

• 初期費用

サーバー機器の購入やシステム構築などで、数百万円規模の初期投資が必要となるケースも少なくありません。

• 運用コスト

システムの保守・運用を自施設で行う必要があるため、専門知識を持つ人材の確保や、定期的なメンテナンス費用が発生します。

一方、クラウド型は、初期費用を抑えて導入でき、システムの運用・保守をサービス提供事業者に任せられるため、運用負担を軽減できるメリットがあります。

• 導入のしやすさ

月額または年額料金で利用できるサービスが多く、初期費用を抑えて導入できます。

• 運用の手間

サーバーの管理やシステムのアップデートなどをサービス提供事業者が行うため、自施設の運用負担を軽減できます。

どちらを選ぶかは、施設の規模や予算、求めるセキュリティレベルなどによって総合的に判断する必要があります。

自施設の状況に照らし合わせて、それぞれの特徴を理解した上で、最適な選択をすることが大切です。

法改正への対応はどうなっている？

介護保険制度は、数年ごとに改正が行われるため、介護記録システムも法改正への対応が必須です。

多くの介護記録システムベンダーは、法改正に合わせてシステムのアップデートを実施しています。

「法改正がある度に、システムを入れ替える必要があるのでは」と心配になる方もいるでしょう。

しかし、多くの介護記録システムベンダーは、法改正に合わせてシステムのアップデートを実施しているため、法改正の度にシステムを入れ替える必要はありません。

• アップデート頻度

法改正の規模や内容によって異なりますが、多くのベンダーが迅速にアップデートを提供しています。

• アップデート費用

クラウド型の場合は、月額利用料の範囲内で対応されることが一般的です。オンプレミス型の場合は、別途費用が発生するケースもあります。

介護保険制度は複雑で、頻繁に改正が行われるため、法改正への対応はシステム選定の重要ポイントです。

システム導入前には、ベンダーの法改正への対応方針や実績を確認することが重要と言えるでしょう。

参考：介護記録にかかわる法律の落とし穴！不備や改ざんのリスクと対策

導入費用やランニングコストはどれくらい？

導入費用やランニングコストは、システムの種類や機能、利用者数などによって大きく異なります。

オンプレミス型の場合は、サーバーやソフトウェアの購入費、システム構築費などの初期費用に加えて、保守・運用にかかるランニングコストが発生します。

クラウド型の場合は、初期費用は比較的安価ですが、月額または年額の利用料がかかります。

• オンプレミス型

初期費用は数百万円規模になることもありますが、カスタマイズ性が高く、自施設に合わせた運用が可能です。

• クラウド型

初期費用は数万円から数十万円程度で、月額数千円から数万円の利用料がかかる場合が多いです。

たとえば、利用者数50名の施設でクラウド型の介護記録システムを導入する場合、初期費用が10万円、月額利用料が3万円程度のケースが考えられます。

「自施設の場合、どれくらいの費用がかかるのか、具体的に知りたい」という方は、複数のベンダーから見積もりを取り、比較検討することが大切です。

ベンダーによっては、無料トライアル期間を設けているところもあるため、実際にシステムを試用してみるのも良いでしょう。

コストだけでなく、必要な機能やサポート体制なども考慮して、総合的に判断することが求められます。

セキュリティ対策は万全？個人情報の漏洩リスクは？

介護記録には、利用者の氏名や住所、病歴などの重要な個人情報が含まれているため、万全のセキュリティ対策が求められます。

多くの介護記録システムは、データの暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策を講じており、個人情報の漏洩リスクを最小限に抑えています。

「クラウド型は、セキュリティ面で不安がある」と感じる方もいるかもしれません。

しかし、近年のクラウド型システムは、金融機関並みの高度なセキュリティ対策が施されていることが多く、オンプレミス型と比較しても遜色ない場合が少なくありません。

たとえば、多くの介護記録システムでは、以下のようなセキュリティ対策が講じられています。

• データの暗号化

通信時やデータ保存時に情報を暗号化し、不正アクセスから保護します。

• アクセス制限

利用者ごとにアクセス権限を設定し、必要最小限の情報のみにアクセスできるように制限します。

• 不正アクセス検知

不審なアクセスを検知し、管理者に通知する機能を備えています。

• データセンターのセキュリティ

クラウド型の場合、堅牢なセキュリティ対策が施されたデータセンターでデータが保管されます。

セキュリティ対策はベンダーによって異なるため、導入前に確認が必要です。

どのような対策が講じられているのか、セキュリティに関する認証を取得しているかなどを確認し、信頼できるベンダーを選ぶことが大切でしょう。

現場スタッフへの教育やサポート体制は？

新しいシステムを導入する際には、現場スタッフへの教育やサポート体制が重要です。

多くのベンダーは、導入時の操作説明や研修、導入後の問い合わせ対応などのサポートを提供しています。

「新しいシステムを使いこなせるか不安」と感じる現場スタッフは多いです。

導入後の混乱を避けるためには、ベンダーが提供するサポート内容を事前に確認しておくことが重要と言えます。

たとえば、以下のようなサポートを提供しているベンダーを選ぶと安心でしょう。

• 導入前のコンサルティング

施設の状況に合わせたシステム選定のアドバイスを受けられます。

• 操作説明会の実施

システムの使い方について、対面やオンラインで説明を受けられます。

• 動画マニュアルの提供

いつでも操作方法を確認できる、動画マニュアルが提供されます。

• 電話やメールでの問い合わせ対応

不明点やトラブル発生時に、電話やメールで問い合わせができます。

導入して終わりではなく、導入後も安心して利用できるよう、充実したサポート体制を提供しているベンダーを選ぶことが大切です。

サポート体制はベンダーによって異なるため、導入前に確認しておくことで、導入後のスムーズな運用につなげられます。

まとめ：介護記録システムで、現場の笑顔を創造

今回は、介護記録システムの導入を検討されている方に向けて、

• スタッフ目線で選ぶシステムの重要性

• 職種ごとに異なるシステム導入のメリット

• 自施設に最適なシステムを選ぶための比較ポイント

• 導入を成功に導くためのステップと補助金活用法

上記について、介護保険が開始した当初から介護施設を運営している当社代表の経験を交えながらお話してきました。

介護記録システムの導入は、単なる業務効率化にとどまらず、スタッフの働きがいを高め、利用者へのケアの質向上にもつながる未来への投資と言えるでしょう。

介護現場の負担を軽減し、時間や心にゆとりが生まれることで、より質の高いケアが実現できます。

システムの力を借りて、介護の現場に笑顔が溢れる素晴らしい未来を一緒に創りませんか。

あなたの最初の一歩が、介護の未来を変える大きな力となるはずです。

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