介護記録の修正テープ使用禁止！ルールと対処法を解説

介護記録を作成している方で、

「介護記録でミスをしてしまったけど、修正テープは使っていいのかな…」

「修正テープを使ったらダメって聞いたけど、正しい修正方法がわからない…」

このように悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

介護記録は、利用者さんの状態を正確に示す公的な文書であり、改ざんの疑いを持たれかねない修正テープの使用は原則として認められていません。

適切な修正方法を理解し、実践することで、あなたやあなたの関係者は、正確な記録に基づいた質の高い介護サービスを提供できるようになるでしょう。

この記事では、介護記録の作成に携わる方に向けて、

• 介護記録で修正テープを使用してはいけない理由

• 介護記録の正しい修正方法と、施設や自治体ルールの確認の重要性

上記について、介護保険制度開始当初から介護施設の運営に携わり、AI・介護記録ソフト「CareViewer」の創設者でもある当社代表が解説します。

介護記録の修正は、誰もが直面する問題です。

本記事で正しい修正方法を理解し、利用者に適切なケアを届ける一助となれば幸いです。ぜひ参考にしてください。

この記事でわかること

• 介護記録で修正テープの使用が原則禁止されている理由（改ざんリスクや法的責任など）

• 二重線と訂正印を使った、法的にも適切で信頼性を保つ介護記録の修正手順

• 施設ルールの確認方法と、修正・管理業務を適正化する介護ソフト「CareViewer」の活用法

この記事の目次

介護記録の修正、基本ルールと正しい手順

介護記録は、利用者の状態や提供したサービスを正確に記録する大切な書類です。

修正が必要な場合も、適切な方法で行わなければ、記録の信頼性が損なわれてしまいます。

介護記録の修正は、ルールを守って実施することが、利用者にとっても、介護に携わるあなたにとっても、非常に重要です。

ここでは、介護記録の修正に関する基本ルールと、迷ったときの対処法を具体的に解説します。

介護記録で修正テープを使用してはいけない理由

介護記録は、利用者に提供された介護サービスの内容を証明する公的な文書であり、介護保険法に基づいて作成と保存が義務付けられています。

そのため、記録の正確性と信頼性は非常に重要であり、改ざんを疑われる行為は、厳に慎まなければなりません。

「記録を書き間違えた際に、つい修正テープを使ってしまった」という人がいるかもしれませんが、介護記録では、原則として修正テープや修正液の使用は認められていません。

なぜなら、修正テープで書き直すと、元の記録が分からなくなるため、改ざんを疑われるリスクがあるからです。

• 改ざんのリスク:

修正テープを使うと、後から容易に内容を書き換えられるため、記録の信頼性を損なう恐れがあります。

• 法的責任:

介護記録は公的な文書であるため、不適切な修正は法的責任を問われる可能性があります。

• 組織のルール:

多くの介護施設では、修正テープの使用を禁止しています。これは、介護保険法に基づく適切な記録管理と、行政指導への対応を考慮した措置と言えるでしょう。

例えば、介護サービスの利用料の計算を間違えたことに気づき、実際の利用日数よりも多く記入していたとします。

後日、その誤りに気づいて修正テープで消して正しい利用日数に書き直した場合、過大な請求につながるため、大きな問題となるでしょう。

介護記録は、利用者の安全とサービスの質を守るための重要なツールです。

修正テープの使用は避け、適切な方法で修正するよう心がけましょう。

介護記録の正しい修正方法：二重線と訂正印

介護記録を修正する際は、修正テープではなく、二重線と訂正印を使用しましょう。

この方法であれば、元の記載内容を残しつつ、誰がいつ修正したのかを明確にできます。

「間違えた箇所を、ついグチャグチャと塗りつぶしてしまった」という経験がある方もいるかもしれませんが、元の記載が読めなくなってしまうため、適切な修正方法とは言えません。

介護記録の修正方法は、具体的には以下の通りです。

• 間違えた箇所に二重線を引く：

修正箇所に定規をあて、横書きの場合は横の二重線、縦書きの場合は縦の二重線を引きます。

• 訂正印を押す：

多くの場合、二重線を引いた箇所の上部または右側に訂正印を押します。ただし、訂正印を押す位置は、組織によってルールが異なる場合があるため、事前に確認しておきましょう。

• 正しい内容を近くに記入する：

修正前の内容がわかるように、近くに正しい内容を記入します。この際、修正した箇所に正しい内容を上書きするのは避けてください。あくまでも、修正前の記載は残し、正しい内容は別の場所に書くことがポイントです。

介護記録の修正は、誰が見ても一目でわかるように行うことが大切です。

この手順であれば、修正前の記録と修正後の記録の両方を明確に確認できるため、記録の信頼性を維持できます。

介護記録は、利用者やその家族、そして介護サービスに関わる多くの専門職が参照する重要な情報源です。

二重線と訂正印を用いた正しい修正方法は、記録の透明性を高め、利用者や関係者との信頼関係構築にも役立つでしょう。

介護記録の修正、施設や自治体ルール確認の重要性

介護記録の修正方法は、全国一律で定められているわけではなく、施設や事業所、さらには自治体によって独自のルールが設けられている場合があります。

そのため、自分の判断で修正するのではなく、必ず事前に所属する組織のルールを確認し、それに従いましょう。

例えば、修正箇所に押す訂正印について、以下のような違いが考えられます。

• 訂正印の大きさや形状：

施設によっては、使用する訂正印の大きさや形状を指定している場合があります。例えば、小さな訂正印を推奨する施設もあれば、ある程度の大きさのものを求める施設もあるでしょう。

• 訂正印の押印位置：

一般的には、二重線を引いた上部や右側に訂正印を押しますが、施設によっては、訂正箇所の近くであれば良いとしているところもあります。

• 修正理由の記載：

修正した理由の記載を義務付けている施設もあります。例えば、「日付間違いのため修正」など、具体的な理由を記録することで、修正の意図を明確にし、透明性を高められるでしょう。

また、利用している介護ソフトによっては、修正方法や操作手順が異なる可能性もあります。

「自分の施設ではこうだったから」と自己判断するのではなく、今自分が働いている施設、あるいはこれから働こうとしている施設のルールを確認することが重要です。

介護記録は、施設や自治体のルールに基づいて、適切に作成・管理されるべきものです。

介護記録の正確性は、利用者への適切なケアの提供と、介護サービスの質の向上に直結します。

そのため、ルールを確認し、それに従って記録と修正を行うように心がけましょう。

介護記録の修正で迷ったときの対処法

介護記録の修正は、やり方を間違えると大きな問題に発展する可能性があります。

修正が必要になった時は、「この修正方法で大丈夫かな」と不安になることもあるかもしれません。

しかし、適切な手順を踏めば、自信を持って対処できるはずです。

ここでは、介護記録の修正で迷った時に確認すべきルールや、相談できる相手について解説します。

修正ルールは就業規則や業務マニュアルで確認

介護記録の修正ルールは、施設や事業所、自治体によって異なります。

そのため、まずは自分が所属する組織のルールを確認することが最も重要です。

具体的には、就業規則や業務マニュアルに記載されていることが多いため、それらを確認することから始めましょう。

• 就業規則を確認する：

就業規則には、介護記録の取り扱いに関するルールが記載されている場合があります。まずは就業規則を確認し、修正方法に関する規定があるかを確認しましょう。例えば、就業規則に「介護記録の修正は、二重線と訂正印を使用すること」と明記されている場合は、そのルールに従って修正する必要があります。

• 業務マニュアルを確認する：

業務マニュアルには、介護記録の作成から修正までの手順が具体的に記載されていることがあります。「介護記録の修正手順」といった項目がある場合は、その内容をよく確認し、手順に従って修正しましょう。修正テープの使用禁止が明記されている場合もあるため、使用してしまった、または使用を検討していた場合は特に注意が必要です。

就業規則や業務マニュアルは、職員であれば誰もが確認できる場所に保管されていることが一般的です。

ファイリングされている場合もあれば、データ化されていてパソコンやタブレットから確認できる場合もあります。

自分がどこから確認できるかわからない場合は、上司や先輩に確認してみましょう。

ルールを正確に把握することが、適切な修正への第一歩です。

上司や先輩への相談で適切な修正方法を学ぶ

就業規則や業務マニュアルを確認しても、修正方法がよくわからない、ということもあるかもしれません。

そのような場合は、経験豊富な上司や先輩に相談してみましょう。

「自分の判断だけで修正するのはちょっと不安だな」と感じたら、一人で抱え込まずに周りに頼ることも大切です。

• 上司に相談する：

上司は、施設や事業所のルールに精通していることが多く、介護記録の修正についても適切なアドバイスをしてくれるでしょう。修正方法に迷った時は、上司に相談し、指示を仰ぐようにしましょう。上司に相談することで、自分の判断だけでなく、組織としての判断を確認することができるため、安心です。

• 先輩に相談する：

経験豊富な先輩は、過去に同様の修正を行った経験があるかもしれません。先輩に相談することで、具体的な修正方法や、注意すべきポイントを教えてもらえるでしょう。また、先輩がどのように修正しているかを実際に見せてもらうことで、より理解が深まる場合もあります。

介護記録は、利用者へのケアの質に直結する重要な書類です。

上司や先輩に相談することは、適切な修正を行うだけでなく、自分の知識やスキルを高めることにもつながります。

介護記録は、チームで作成し、活用していくものです。

分からないことをそのままにせず、積極的に質問や相談をする姿勢が、チーム全体の成長にもつながるでしょう。

介護ソフト使用時はマニュアル確認と問合せ

介護記録を介護ソフトで管理している場合は、まず使用しているソフトのマニュアルを確認しましょう。

修正方法に関する項目が必ずあるはずです。

「修正方法がわからないから、とりあえずこの機能を使ってみよう」という自己流の操作は、重大な問題に発展する危険性があるため、絶対に避けましょう。

• マニュアルで手順を確認する：

多くの介護ソフトには、記録の修正方法が詳しく記載されたマニュアルが用意されています。まずはマニュアルを確認し、正しい修正手順を理解しましょう。例えば、修正前の記録を削除せずに履歴を残す方法や、修正理由の入力方法などが記載されている場合があります。

• 開発元やサポート窓口に問い合わせる：

マニュアルを見ても分からない場合や、操作に不安がある場合は、介護ソフトの開発元やサポート窓口に問い合わせてみましょう。専門のスタッフが、正しい修正方法を教えてくれるはずです。

介護ソフトは便利なツールですが、使い方を誤ると、記録の改ざんやデータ消失などのリスクにつながる可能性があります。

特に、介護ソフトを導入して間もない頃は、操作に慣れていない職員も多いため、注意が必要です。

介護ソフトの適切な利用は、介護記録の信頼性を高め、業務の効率化にもつながるでしょう。

まとめ：介護記録、適正化への一歩

今回は、介護記録の修正に悩む方に向けて、

• 介護記録で修正テープを使用してはいけない理由

• 介護記録の正しい修正方法

上記について、長年介護施設の運営に携わってきた当社代表の経験を交えながらお話してきました。

介護記録は、利用者への適切なケア、そして介護保険の適正な運用のために、極めて重要な記録です。

介護記録の修正では、特定の権限者のみが修正できる、非常にわかりやすい機能を有したAI・介護記録ソフト「CareViewer」の活用も、手段の一つとして考えてみましょう。

「CareViewer」の活用によって、あなたは記録業務の負担から解放され、利用者と向き合う時間を増やすことができるでしょう。

無料から始められる「CareViewer」を導入して、事業所の介護記録の電子化運用ルールを構築すれば、あなたの職場に、より良い変化をもたらすはずです。

まずはお気軽に「CareViewer」へお問い合わせいただき、介護記録の電子化がもたらす、明るい未来への第一歩を踏み出してみませんか。