介護記録を手書きする必要性とは｜人手不足の解決につながる本質的な考え方介護記録とは、介護事業者がサービスを提供した際に、利用者の健康状態や様子、提供したサービスの内容などを詳細に書き記したものです。現在の介護業界では、人手不足が大きな課題となっており、業務の効率化がますます重要視されてきています。現在では多くの介護施設が介護記録を電子化している一方で、コスト面や運用面などのハードルから、未だに手書きで介護記録を付けている施設も少なくありません。そこで、本記事では「介護記録を付ける目的」を起点に、人手不足を解決するために介護記録を付ける手段をどのように捉えるべきか解説します。現在、「介護記録を付ける工数が多く悩んでいる」「介護記録の電子化を検討している」介護施設を運営している方はぜひ参考にしてください。この記事の目次介護記録を付ける目的とは介護施設は、介護保険制度により介護記録の作成と保存が義務付けられています。介護職員は、利用者に提供した介護サービスや利用者の健康状態、活動状況など介護に関わる記録を詳細に記すことを求められます。質の高い介護記録は円滑な施設運営に活用できるだけでなく、人材不足という大きな課題を解決する糸口にもなります。そのため、介護職員は介護記録を付ける目的を正しく認識する必要があるのです。介護記録を作成する目的は大きく以下の4つです。職員間の連携の取れた介護の提供のため利用者家族との信頼関係構築のため職員の育成のためトラブル時に職員を守るためそれぞれ順に、解説していきます。職員間の連携の取れた介護の提供のため1人の職員が24時間付きっ切りで利用者を支援し続けるのは現実的に不可能です。そのため、介護施設では、チームで連携して介護サービスを提供するのが、一般的です。そのうえで、介護記録は職員間の連携を促す役割を果たします。介護記録には、利用者がどのような状態で、どのような考え・視点を基に、どのようなサービスを提供したか詳細を記します。利用者の状態だけでなく、自身の考えや視点を交えた記録を残すことで、他の職員に情報を精度高く伝達できます。一貫性のある介護サービスを提供していくためにも、介護記録を通じて、連携を取っていく必要があるのです。利用者家族との信頼関係構築のため介護施設を運営していくうえで、利用者家族と信頼関係を構築することも重要なポイントです。介護記録は、利用者家族と接点を生み出すツールとしても機能します。日ごろから介護記録を共有するなど、利用者家族とコミュニケーションをとる機会を増やすことで、利用者の性格や行動の傾向など、利用者に関する些細な情報を得られるかもしれません。近年では、介護記録の電子化が進み、利用者家族への共有も容易となっています。そのため、利用者家族との信頼関係を構築するために介護記録を活用する介護施設も増えてきています。とくに、プライベートな事柄であれば、信頼のおける職員でなければ、話しにくいと感じる利用者家族も多いでしょう。そのため、介護記録を介して利用者家族とコミュニケーションをとることも重要です。職員の育成のため介護記録には、他の職員の視点や介護事例が載っています。そのため、介護記録は経験や知識が詰まった教材としても機能します。たとえば、利用者の状態と似た事例を事前にインプットしておくことで、どのような考えでどのようなサービスを提供すべきか明確になり最適な介護を提供できます。このように、介護記録を通じて、介護職としての学びを深め専門性を向上させられます。トラブル時に職員を守るため人の命に関わる仕事に携わる以上、事故などによるトラブルが起こる可能性があります。また、トラブルが起きた際に、利用者家族と揉めることとなり、裁判にまで発展してしまうケースも少なからず存在します。その際に、介護記録は、トラブル時には職員を守るための証拠としての役割を果たします。前提、介護記録は円滑な施設運営のためのものであり、裁判を想定して付けるものではありません。しかし、トラブルが発生し、裁判にまで発展してしまう可能性もゼロではないので、リスクヘッジのような側面でも介護記録を適切に作成することは重要なのです。介護記録を手書きで付ける必要性はない前述したように、介護記録を付ける目的は円滑な施設運営に活用するためです。そのため、必ずしも手書きである必要はなく、最適な手段を選ぶことが重要です。近年では、人手不足に陥っている介護施設が多く、業務の効率化を目的として、介護記録ソフトを導入する事業所が増えています。令和5年の公益財団法人介護労働安定センターの調査によると、「利用者情報(ケア記録・ケアプラン等)の入力・保存・転記の機能」を日常的に使用している事業所は約66.2%であることが分かりました。また、事業所規模が大きい施設ほど、ICT化を推進している傾向が読み取れます。このことから、大規模な事業所であるほど、職員1人あたりの業務負担が大きくなりやすく、少ない工数で介護記録を作成できる点にニーズを感じていることが伺えます。なぜ手書きの介護記録から脱却する事業所が増えているのか前述した通り、現在では半数以上の事業所がICT化を推進しています。また、技術の発展や人手不足の深刻化により将来的にはさらに多くの事業所が、ICTツールを導入することが予測できます。多くの事業所がICT化を推進する背景には、かかるコスト以上に得られるメリットが大きい点が挙げられます。具体的には以下の3つのメリットに分けられます。業務効率化につながるため採用ブランディングにつながるため円滑な施設運営に活用できるためそれぞれ順に解説していきます。業務効率化につながるため介護記録ツールを導入することで、記録そのものだけでなく文書作成の工数を削減できます。令和3年度の調査では、介護ソフトを導入した9割以上の事業所が業務時間の削減につながったと回答しています。また、文書作成など利用者とは接しない間接的な業務に係る時間を削減することで、利用者と接する業務や職員間でコミュニケーションをとる時間に割けるようになったとの調査結果も出ています。さらに、介護記録ソフトを導入していれば、記録の管理も楽になり、必要な情報をすぐに発見し、取り出せるなど管理面の負担も軽減できます。このように、業務を効率化するだけでなく、円滑な施設運営を行うための土台を形成することにもつながります。参考：ICT導入支援事業 令和３年度 導入効果報告取りまとめ｜厚生労働省 老健局高齢者支援課介護業務効率化・生産性向上推進室採用ブランディングにつながるため介護業界では、人手不足が深刻な課題となっています。令和5年度の調査では介護業界の採用率は16.9％であり、採用が非常に難しい状況であることが伺えます。そのため、介護人材を確保するためには事業所で働く魅力を求職者に向けてアピールしていくことが重要です。同調査では、採用活動に成功している事業所が、「残業が少ない、シフトが楽」や「人間関係が良い」といった要素を成功要因として挙げています。ICTツールの導入そのものではなく、ICT化による「業務負担の軽減」や「コミュニケーション促進」などの間接的な要因により職場環境が優れていることが証明され、人材の確保につながりやすくなります。参考：令和５年度介護労働実態調査｜公益財団法人介護労働安定センターリアルタイムな情報共有が可能なため介護記録ツールの多くは、職員や利用者家族の間でリアルタイムで情報を共有できる機能が備わっています。職員間で業務に関する情報を取り合いコミュニケーションが活性化することで、円滑な介護サービスの提供や人間関係の構築につながります。また、利用者の様子を利用者家族に共有することで、コミュニケーションをとる機会を増やせます。家族から利用者に関する情報を聞き出すことができれば、介護サービスの向上にもつながります。たとえば、介護提供の際に困ったことがあれば、利用者家族に聞くことで介護のヒントとなる話を聞けるかもしれません。紙媒体の介護記録では、日常的に共有は難しいですが、ICT化されることで、このようにリアルタイムでのコミュニケーションが可能となるのです。現在も介護記録を手書きしている事業所の背景ここまで解説したように、介護記録をICT化するメリットは多いです。一方で、まだ手書きで介護記録を付けている事業所が存在することも事実です。では、なぜ未だに手書きで介護記録を付けているのでしょうか。大きく分けて3つの背景があります。ICT機器の導入コストが高いコストに対する効果が得られない職員が使いこなせるか分からないそれぞれ順に解説していきます。ICT機器の導入コストが高い令和5年の公益財団法人介護労働安定センターの調査によると、介護施設のICT化に関わる課題として約63%の事業所が「導入コストが高い」ことを要因として挙げていることを確認できます。コストが高いことが障壁となり、ICT化に踏み出せていない事業所が多いことが伺えます。とくに、規模の大きい事業所ほど、導入する際のコストは高額になる傾向があり、ICT化したくても、経営層の同意が得られない・予算が足りないなどの状況にある施設も少なくないでしょう。コストに見合った効果が得られない介護労働安定センターの調査によると31%の事業所が、コストに見合った効果が得られないことを課題として挙げています。事業所規模の小さい介護施設が多く回答している傾向があり、職員1人あたりで担当する利用者数が少ないことに起因すると考えられます。職員1人が担当する利用者数が少なくなるほど、削減できる工数が少なくなり、効果を実感しにくくなるのでしょう。一方で、前述したように、利用者家族とのコミュニケーションや職員間の連携、科学的介護推進体制加算など工数の削減以外にも得られるメリットはあります。そのため、規模感が小さい施設であっても、介護記録ツールを導入する余地はあるでしょう。職員が使いこなせるか分からない介護労働安定センターの調査によると37%の事業所が、現場職員が使いこなせるか心配であることも課題として挙げています。これまで、介護業界では紙ベースでのやり取りが主流であったため、慣れないICTに対して拒否感を示す職員も一定数いる可能性があります。また、デジタル分野に強い人材がおらず、導入を推進するまでにいたっていないと回答している事業所も一定数存在しており、ICTとは遠い業界であることもICTが進まない要因になっていると伺えます。介護記録ソフトを導入する際のポイント介護ソフトを導入する際、コスト面や運用面などで壁に直面する可能性があります。その際に、スムーズに導入するためのポイントを2つ解説します。ICT機器に関する勉強会や指導を実施する補助金を申請するそれぞれ解説していきます。ICT機器に関する勉強会や指導を実施する介護記録ソフトの利用するうえで「職員が使いこなせるか不安」に感じ、導入の障壁となっている事業所も少なくありません。そもそも新しく導入したツールを説明なしで初めから使いこなせる職員の方が少ないでしょう。そのため、介護記録ソフトを業務で問題なく利用できるようにするための、オンボーディングを行うなど、ICTツール利用を浸透させる取り組みが必要となります。現代では、スマホやタブレットも普及しており、ICTツールに抵抗がない人材も多いため、適切な指導を実施すれば、スムーズに導入できるでしょう。また、介護記録ソフト自体も誰もが使いやすい設計になっているため、不用意に心配する必要もないでしょう。一方で、中にはICTツールに苦手意識や抵抗感がある職員もいる可能性があります。施設運営をスムーズに実施するためには、彼らも業務内で使用できるようにサポートすることが不可欠です。たとえば、1on1で指導、勉強会を実施するなどの取り組みが効果的です。介護記録のICT化にあたって、手書きでの運用ルールを、現場で混乱を生み出さないような形で、いかにソフトの運用に落とし込むかが重要です。また、CareViewerでは、無料のオンボーディングを実施しております。全国各地に販売代理店を設置しており、訪問可能エリア内であれば、弊社の担当者が対面での説明会を実施いたします。2024年12月時点で、全国の1,300事業所への支援実績があり、これまでの実績を活用し、少ない導入コストやオペレーションコストでソフトを導入・運用できるようにご支援いたします。「介護記録ソフトの導入を考えている」「介護記録ソフトを導入したいけど使いこなせるか不安に感じている」事業所運営の関係者の方は、ぜひCareViewerの資料を確認してください。%3C!--%20%E3%80%9060%E7%A7%92%E3%81%A7%E5%AE%8C%E4%BA%86%E3%80%91CareViewer%E3%81%AE%E3%82%B5%E3%83%BC%E3%83%93%E3%82%B9%E8%B3%87%E6%96%99%E3%82%92%E3%83%80%E3%82%A6%E3%83%B3%E3%83%AD%E3%83%BC%E3%83%89%E3%81%99%E3%82%8B%20--%3E%0A%3Cdiv%20class%3D%22c-btn%20u-mb60%22%3E%0A%20%20%3Ca%20href%3D%22https%3A%2F%2Fcare-viewer.com%2F%23contact%22%20class%3D%22c-btn-anchor%22%20target%3D%22_blank%22%20rel%3D%22noopener%20noreferrer%20nofollow%22%3E%E3%80%9060%E7%A7%92%E3%81%A7%E5%AE%8C%E4%BA%86%E3%80%91CareViewer%E3%81%AE%E3%82%B5%E3%83%BC%E3%83%93%E3%82%B9%E8%B3%87%E6%96%99%E3%82%92%E3%83%80%E3%82%A6%E3%83%B3%E3%83%AD%E3%83%BC%E3%83%89%E3%81%99%E3%82%8B%3C%2Fa%3E%0A%3C%2Fdiv%3E%0A%20%20%0A%3Cstyle%3E%0A%20%20.c-btn%20%7B%0A%20%20%20%20text-align%3A%20center%3B%0A%20%20%20%20text-decoration%3A%20none%3B%0A%20%20%7D%0A%0A%20%20.c-btn-anchor%20%7B%0A%20%20%20%20display%3A%20inline-block%3B%0A%20%20%20%20color%3A%20%23FFF%20!important%3B%0A%20%20%20%20font-family%3A%20'Noto%20Sans%20JP'%2C%20sans-serif%3B%0A%20%20%20%20font-size%3A%2018px%3B%0A%20%20%20%20font-weight%3A%20700%3B%0A%20%20%20%20align-items%3A%20center%3B%0A%20%20%20%20background%3A%20%2315aaa0%3B%0A%20%20%20%20border-bottom%3A%201px%20solid%20%232ea89c%3B%0A%20%20%20%20border-left%3A%201px%20solid%20%232ea89c%3B%0A%20%20%20%20border-radius%3A%2033px%3B%0A%20%20%20%20border-right%3A%201px%20solid%20%232ea89c%3B%0A%20%20%20%20border-top%3A%201px%20solid%20%232ea89c%3B%0A%20%20%20%20box-shadow%3A%20none%3B%0A%20%20%20%20padding%3A%2010px%2020px%2010px%3B%0A%20%20%20%20width%3A%2080%25%3B%0A%20%20%20%20max-width%3A%20500px%3B%0A%20%20%20%20font-size%3A%2014px%3B%0A%20%20%7D%0A%0A%20%20.c-btn-anchor%3Ahover%20%7B%0A%20%20%20%20background%3A%20%23fff%3B%0A%20%20%20%20color%3A%20%232ea89c%20!important%3B%0A%20%20%20%20text-decoration%3A%20none%20!important%3B%0A%20%20%7D%0A%0A%20%20%40media%20(min-width%3A%20768px)%20%7B%0A%20%20%20%20.c-btn-anchor%20%7B%0A%20%20%20%20%20%20width%3A%2060%25%3B%0A%20%20%20%20%20%20padding%3A%2020px%2032px%2020px%3B%0A%20%20%20%20%20%20font-size%3A%2018px%3B%0A%20%20%20%20%7D%0A%20%20%7D%0A%3C%2Fstyle%3E補助金を申請する前述しましたが、多くの事業所が「導入コストの高さ」が介護記録ソフトの障壁となっております。しかし、予算が足りなくても、ICT化に必要な初期費用は補助金で補填できる可能性があることを知っておきましょう。全国各地の自治体で、介護事業所が、介護業務の軽減や効率化を図るために必要なシステムや機器の導入に対し、費用の一部を負担してくれる制度があります。たとえば、東京都では以下のような内容となっています。＜デジタル機器導入促進支援事業＞対象経費対象経費の具体的内容補助上限額介護業務支援システム・ソフトウェアやクラウドサービス最大２６０万円コンサルティング等経費システムの選定・活用に関するコンサルティング等経費参照：令和６年度 デジタル機器導入促進支援事業｜東京都上記はあくまで、東京都で実施している補助金制度の例です。事業所の所在地の自治体や年度によって条件や内容は異なるので、必ずチェックしましょう。これから介護記録ソフトを導入する事業所にとっては、費用を削減しつつ、ICT化の恩恵を受けられる制度となっているので、ぜひ活用してください。まとめ介護記録は、円滑な施設運営や質の高い介護提供を実現することが目的で作成します。そのため、質の高い介護記録を取れているのであれば、手書きでもICTツールでも手段は問われません。しかし、現在では介護施設の人手不足が深刻化しており、業務効率化の重要性が高まっています。こういった状況の中、介護記録の作成工数だけでなく、文書作成やコミュニケーション促進といった効果を生み出す介護記録ツールを導入する事業所が増えています。とくに、人手不足や職場環境の悪化などの課題が深刻化している事業所は、手書きの介護記録にこだわる必要はなく、ICT化によって施設運営が大幅に改善する可能性があります。コスト面や運用面のハードルは少なからずありますが、人手不足が深刻化している事業所は、介護ツールの提供企業や自治体など外部の力を借り、手書きの介護記録から卒業してみても良いのではないでしょうか。