介護ソフトの機能一覧｜記録・請求・連携など主要機能を徹底解説！

介護ソフトの導入を考え始めたけれど、

「たくさん種類があるけど、どんな機能があるのかよくわからない…」
「記録や請求以外に、どんな便利な機能があるんだろう？」
「うちの施設に必要な機能って、一体何なんだろう？」

と、機能面の情報収集で戸惑っていませんか？

介護ソフトは、今や単なる記録・請求ツールにとどまらず、ケアプラン作成支援、多職種連携、勤怠管理、経営分析、さらには外部機器との連携まで、非常に多岐にわたる機能を提供しています。

これらの機能を理解し、自施設の課題やニーズに合わせて適切に選択・活用することが、業務効率化とケアの質向上を実現する上で非常に重要です。

しかし、機能が多ければ良いというわけでもなく、使いこなせなければ意味がありません。

この記事では、介護ソフトに搭載されている様々な「機能」について、

• 主要な機能カテゴリ（記録、請求、計画、情報共有、管理、連携など）

• 各機能が具体的に何を実現し、どのようなメリットをもたらすのか

• 機能面からソフトを選ぶ際に重視すべき比較検討ポイント

上記について、介護現場のICT化を支援する立場から、体系的に分かりやすく解説していきます。

この記事を読めば、介護ソフトの機能の全体像が掴め、自施設に必要な機能を見極めるための確かな視点が得られるはずです。

ぜひ、最適な介護ソフト選びの第一歩として、ご活用ください。

この記事でわかること

• 介護ソフトの主要な6つの機能カテゴリ（記録・請求・計画作成・情報共有・管理・連携）の内容と導入メリット

• 現場の課題に合わせた「必須機能」の洗い出し方など、失敗しないソフト選びの3つの重要ポイント

• バイタル機器や見守りセンサーとの外部連携が実現する、次世代の業務効率化とケアの質向上

この記事の目次

介護ソフトとは？まず知っておきたい基本機能と役割

介護ソフトは、介護保険サービスの提供に関わる様々な業務を、ICT（情報通信技術）を活用して支援するためのソフトウェアやシステムのことです。

日々の記録作成から、複雑な介護保険請求、ケアプラン作成、スタッフ間の情報共有、そして施設全体の運営管理まで、その役割は多岐にわたります。

まずは、なぜ介護ソフトが必要とされ、どのような主要機能で構成されているのか、その全体像を掴みましょう。

介護ソフト導入の目的：業務効率化とケアの質向上のために

介護ソフト導入の主な目的は、大きく以下の３つに集約されます。

1. 業務効率化: 記録や請求にかかる時間の短縮 転記作業などの手作業の削減とミス防止 情報検索や集計作業の迅速化 ペーパーレス化による管理負担の軽減

2. ケアの質の向上: 正確でリアルタイムな情報共有による迅速な状況把握と対応 データに基づいた客観的なアセスメントと個別性の高いケアプラン作成 多職種連携の円滑化によるチームケアの質の向上 記録データを活用したケアの振り返りと継続的な改善

3. コンプライアンス遵守と経営安定化: 正確な介護保険請求による返戻リスクの低減 記録の適正な管理による法的リスクへの備え データ分析による経営状況の可視化と改善

これらの目的を達成するために、介護ソフトは様々な機能を搭載しているのです。

主要機能カテゴリを一挙紹介！あなたの施設に必要なのは？

介護ソフトの機能は多種多様ですが、大きく以下のカテゴリに分類できます。

• 介護記録機能: 日々のケア内容や利用者の状態を記録する機能。

• 介護請求機能: 介護保険や利用者負担金を請求する機能。

• ケアプラン作成支援機能: アセスメントから計画作成、モニタリングまでを支援する機能。

• 情報共有・コミュニケーション機能: スタッフ間や多職種との連携を円滑にする機能。

• 管理・経営支援機能: 利用者情報、職員情報、勤怠、経営状況などを管理する機能。

• 連携機能: 他のシステムや機器とデータを連携させる機能。

すべてのソフトがこれらの機能を網羅しているわけではありません。

また、施設種別（特養、老健、デイサービス、訪問介護、居宅支援など）や規模によって、特に重要となる機能は異なります。

次の章から、それぞれの機能カテゴリについて、具体的な内容とメリットを詳しく見ていきましょう。

自施設にとってどの機能が特に重要なのかを考えながら読み進めてみてください。

【機能別】介護ソフトでできること徹底解説！メリットと活用例

介護ソフトが持つ様々な機能。

ここでは主要な機能カテゴリごとに、具体的にどのようなことができ、それが現場にどのようなメリットをもたらすのかを解説していきます。

自施設の業務課題と照らし合わせながら、どの機能が課題解決に繋がりそうかイメージしてみてください。

機能1：介護記録機能～日々のケアを正確・効率的に～

介護記録は、日々のケアの基礎となる最も重要な機能の一つです。

バイタル・ケア内容・申し送り等の記録

体温、血圧、脈拍などのバイタルサイン、食事摂取量、水分量、排泄状況、入浴、整容、移動、活動内容といった日々のケア記録を入力・管理します。 また、スタッフ間の重要な伝達事項を記録する「申し送り」機能や、ヒヤリハット・事故報告書の作成機能なども含まれます。

• メリット: 記録の標準化、検索性の向上、ペーパーレス化。

• 活用例: 日々のバイタル変化をグラフで確認し健康管理に役立てる。申し送り機能で夜勤者への確実な情報伝達を行う。

入力支援（テンプレート・選択式・モバイル）

記録入力を効率化するための様々な機能です。 よく使う文章を登録できる「テンプレート」、項目をタップするだけの「選択式入力」、過去の記録をコピーする「前回値コピー」、スマートフォンやタブレットで現場入力できる「モバイル対応」、音声や手書きで入力できる機能などがあります。

• メリット: 記録時間の大幅な短縮、入力ミスの削減、現場でのリアルタイム記録の実現。

• 活用例: タブレットでケアの直後に定型文と選択式で素早く記録を完了させる。

写真・動画活用

タブレット等のカメラ機能と連携し、写真や動画を記録に添付できる機能です。

• メリット: 皮膚の状態、食事形態、リハビリの様子など、文字だけでは伝わりにくい情報を視覚的に、正確に記録・共有できる。記録の質が向上する。

• 活用例: 褥瘡の経過を写真で記録し、看護師や医師と共有する。食事の盛り付けや残量を写真で記録し、栄養士のアセスメントに役立てる。

機能2：介護請求機能～ミスなくスムーズな請求業務へ～

介護保険請求や利用者負担金の請求は、施設の安定経営に不可欠な業務です。

請求機能は、この複雑な業務を正確かつ効率的に行うための機能です。

介護保険請求（国保連伝送）

日々のサービス提供実績に基づいて、介護給付費明細書を自動作成し、国保連（国民健康保険団体連合会）へオンラインで伝送する機能です。返戻（請求の差し戻し）があった場合の管理機能も含まれます。

• メリット: 手作業による計算・入力ミスを防ぎ、正確な請求を実現。請求業務にかかる時間を大幅に削減。返戻リスクの低減。

• 活用例: 月末の請求時期に、システム上で実績を確認し、簡単な操作で国保連へデータを伝送する。

利用者負担金請求（多様な料金体系対応）

介護保険の自己負担金に加え、施設利用料（家賃、管理費など）、食費、その他実費（おむつ代、レクリエーション費など）を計算し、利用者への請求書や領収書を作成・発行する機能です。住宅型有料老人ホームなど、多様な料金体系に対応できる柔軟性も重要です。

• メリット: 複雑な料金計算を自動化し、ミスを削減。請求書発行の手間を軽減。

• 活用例: 入居者ごとの契約内容や利用状況に基づき、月々の請求額を自動計算し、請求書を発行する。

入金管理

請求に対する入金状況を管理し、未収金の把握や消込作業を効率化する機能です。口座振替データ作成や会計ソフト連携機能を持つものもあります。

• メリット: 未収金管理の精度向上、経理業務の負担軽減。

• 活用例: 入金データをシステムに取り込み、請求額との照合（消込）を効率的に行う。

機能3：ケアプラン作成支援機能～質の高い個別ケア計画へ～

利用者一人ひとりに合わせた適切なケアプランを作成・管理するための機能です。特に居宅介護支援事業所や、ケアプラン作成を行う施設（特養、老健、グループホームなど）で重要となります。

アセスメント情報収集・管理

フェイスシート（基本情報）、アセスメントシート（課題分析標準項目など）の作成・管理機能です。日々の記録データから関連情報を引用・転記できる機能があると効率的です。

• メリット: アセスメント情報の体系的な管理、情報収集の効率化。

• 活用例: 利用者や家族からの聞き取り内容や、日々の記録を基にアセスメントシートを作成・更新する。

計画書作成（様式対応・文例支援）

ケアプラン（第1表～第7表）、個別サービス計画書、個別機能訓練計画書など、各種計画書の様式に沿って作成・編集する機能です。文例集や過去プランの複写機能など、作成を支援する機能を持つものもあります。

• メリット: 各種様式に対応した計画書作成の効率化、質の標準化。

• 活用例: アセスメント結果に基づき、目標設定やサービス内容を計画書様式に入力する。文例を参考に表現を工夫する。

モニタリング・評価支援

ケアプランの目標達成度やサービス提供状況を定期的に確認（モニタリング）し、評価を記録する機能です。日々の記録データと連動し、評価の根拠を明確にできる機能もあります。

• メリット: モニタリング業務の効率化、客観的なデータに基づいた評価の実現、PDCAサイクルの促進。

• 活用例: 定期的に記録データ（ADL変化、活動状況など）を確認し、ケアプランの目標達成度を評価・記録する。

機能4：情報共有・コミュニケーション機能～チーム連携を強化～

スタッフ間や多職種間での円滑な情報共有とコミュニケーションを支援する機能です。

スタッフ間情報共有（掲示板・チャット等）

施設内の連絡事項や業務指示などを共有する「掲示板」機能や、スタッフ間で気軽にメッセージを送り合える「チャット（メッセージ）」機能などがあります。申し送り機能もこのカテゴリに含まれます。

• メリット: 情報伝達の迅速化、ペーパーレス化、コミュニケーションの活性化。

• 活用例: 全体への連絡事項を掲示板で周知する。特定のスタッフへの業務依頼をメッセージ機能で行う。

スケジュール管理・共有

スタッフの勤務シフト、利用者のサービス利用予定、施設全体のイベント予定などを管理・共有する機能です。

• メリット: スケジュール調整の効率化、予定の共有漏れ防止。

• 活用例: 各スタッフが自分のスマホやタブレットで勤務シフトや担当利用者の予定を確認する。

多職種連携支援（外部連携ポータル等）

ケアマネジャー、医師、訪問看護師など、外部の関係者とセキュアな環境で情報共有を行うための機能です。専用のウェブポータルを通じて、記録や計画書を閲覧したり、メッセージを交換したりできるものがあります。

• メリット: 電話やFAXでのやり取りを削減し、迅速かつ正確な情報連携を実現。チームケアの質向上。

• 活用例: ケアマネジャーがシステム上で最新のサービス提供記録を確認する。訪問看護師と施設看護師が利用者の状態についてメッセージで連携する。

機能5：管理・経営支援機能～施設運営をサポート～

日々のケア業務だけでなく、施設全体の運営管理や経営判断を支援する機能も搭載されています。

利用者情報管理（基本情報・契約等）

氏名、住所、生年月日、家族構成、緊急連絡先、保険情報、契約内容、アレルギー、既往歴など、利用者に関する様々な情報を一元管理します。

• メリット: 必要な利用者情報へすぐにアクセスできる。情報の正確性・最新性を維持しやすい。

• 活用例: 新規入居者の基本情報を登録し、ケアに必要な情報をいつでも参照できるようにする。

職員情報・勤怠・シフト管理

職員名簿、資格情報、雇用形態、研修履歴などの職員情報を管理します。出退勤時刻を打刻・記録する「勤怠管理」機能や、勤務希望を考慮してシフト表を自動作成する「シフト作成支援」機能を持つものもあります。

• メリット: 労務管理の効率化、シフト作成業務の負担軽減、人員配置基準の確認。

• 活用例: 職員の出退勤をシステムで管理し、給与計算ソフトと連携する。希望休を考慮しながら効率的にシフトを作成する。

経営分析・統計機能

施設の稼働率、請求実績、サービス提供実績、人件費などのデータを集計・分析し、グラフなどで可視化する機能です。経営状況の把握や課題分析、改善策の検討に役立ちます。

• メリット: データに基づいた客観的な経営判断が可能になる。課題の早期発見と対策。

• 活用例: 月次の稼働率や収支状況を確認し、経営改善のポイントを探る。

機能6：連携機能～広がるICT活用の可能性～

介護ソフト単体だけでなく、他のICT機器やシステムと連携することで、さらなる業務効率化やケアの質向上が期待できます。

バイタル測定機器・見守りセンサー連携

Bluetoothなどで連携可能な血圧計、体温計、パルスオキシメーターなどから測定データを自動でソフトに取り込んだり、ベッドセンサーや離床センサーなどの情報を記録やナースコールと連動させたりする機能です。

• メリット: 測定値の入力ミスや手間を削減。リアルタイムな状態変化の把握と迅速な対応。

• 活用例: 測定したバイタルデータを自動で記録し、グラフで経時変化を確認する。離床センサーが作動したら、担当スタッフのスマホに通知が届く。

ナースコール連携

ナースコールシステムと連携し、呼び出し履歴や対応状況を介護ソフトに記録・管理する機能です。

• メリット: 呼び出しへの対応履歴を正確に記録。対応状況の共有。データ分析による業務改善。

• 活用例: いつ、誰が、どのくらいの時間でナースコールに対応したかを記録・分析し、人員配置の見直しなどに活かす。

会計ソフト・他システム連携

施設の会計ソフトや給与計算ソフト、あるいは法人内の他のシステム（医療システムなど）とデータ連携を行う機能です。API連携に対応しているソフトもあります。

• メリット: データ入力の二度手間を削減。システム間の情報整合性を確保。業務全体の効率化。

• 活用例: 介護ソフトの請求データを会計ソフトに連携させ、経理業務を効率化する。

これらの連携機能の有無や対応状況はソフトによって大きく異なりますので、導入検討時には将来的な連携の可能性も考慮すると良いでしょう。

機能面から失敗しない！介護ソフト選び3つの重要ポイント

これまで見てきたように、介護ソフトには非常に多くの機能があります。

では、数あるソフトの中から、自施設にとって最適なものを選ぶためには、機能面でどのような点に注目すれば良いのでしょうか？

ここでは、機能面からソフト選びで失敗しないための3つの重要なポイントを解説します。

Point1：自施設の「必須機能」と「希望機能」を洗い出す

まず最も大切なのは、自施設の業務内容や課題を分析し、「絶対に譲れない必須機能」と「あれば嬉しい希望機能」を明確にリストアップすることです。

• 現状分析: どの業務に最も時間がかかっているか？情報共有で困っていることは？請求ミスは発生していないか？

• サービス種別: 施設系か在宅系か？特養か老健かデイサービスか？それによって必要な機能は異なります。

• 職員構成: ケアマネジャーはいるか？看護師は常駐か？リハビリ職は？それぞれの職種が必要とする機能は何か？

• 将来像: 今後どのようなサービスを展開したいか？データ活用を進めたいか？

「多機能だから良さそう」ではなく、「この課題を解決するには、この機能が必要だ」という視点で、優先順位をつけましょう。

このリストが、ソフトを比較検討する際のブレない軸となります。

Point2：「機能の豊富さ」と「使いやすさ」のバランスを見極める

機能が豊富であることは一見魅力的に見えますが、それが必ずしも良いとは限りません。

機能が多すぎると、

• 画面やメニューが複雑になり、操作が分かりにくい。

• 使わない機能が多く、システムが重くなる。

• 覚えることが多く、職員の負担が増える。

• 価格が高くなる傾向がある。

といったデメリットが生じる可能性があります。

重要なのは、「自施設に必要な機能（Point1で洗い出したもの）が過不足なく搭載されており、かつ、現場の職員がストレスなく使えるシンプルな操作性」というバランスです。

「高機能だけど使いにくいソフト」よりも、「機能は標準的だけど、誰でも簡単に使えるソフト」の方が、結果的に現場に定着し、効果を発揮するケースが多いのです。

「使いやすさ」については、別の記事で詳しく解説していますが、ソフト選定において常に意識すべき重要な要素です。

Point3：将来性も考慮！連携・拡張機能を確認する

介護ソフトは一度導入すると長く使うものです。

現時点でのニーズだけでなく、数年後の施設の姿や、将来的なICT活用の可能性も見据えて、ソフトの「将来性」を考慮することも大切です。

• 機能の拡張性: 将来的に必要になるかもしれない機能（例：看取りケア記録、LIFE連携強化など）を追加できるか？バージョンアップは頻繁に行われているか？

• 外部連携: 今は必要なくても、将来的にバイタル機器やセンサー、他のシステムと連携させたくなる可能性はないか？API連携などに対応しているか？

• ベンダーの安定性・将来性: ソフトを提供している企業は、今後も安定して事業を継続し、開発・サポートを続けてくれるか？業界での実績や評判はどうか？

現時点での機能だけでなく、将来的な変化にも柔軟に対応できる「拡張性」や「信頼性」も、長期的な視点でソフトを選ぶ上での重要なポイントとなります。

まとめ：機能理解を深め、自施設に最適な介護ソフトを選ぼう

介護ソフトの機能は、記録、請求、計画作成支援、情報共有、管理業務支援、そして外部連携まで、実に多岐にわたります。

それぞれの機能が、介護現場のどのような課題を解決し、どのようなメリットをもたらすのか、その全体像をご理解いただけたでしょうか。

大切なのは、これらの多様な機能を理解した上で、「機能の数」に惑わされることなく、「自施設の課題解決に本当に必要な機能は何か」「現場のスタッフが無理なく使いこなせる機能は何か」という視点で見極めることです。

必須機能と希望機能を整理し、使いやすさとのバランス、そして将来性も考慮に入れながら、比較検討を進めましょう。

ぜひ、この記事で得た機能に関する知識を土台として、無料体験やデモンストレーションなどを活用し、現場の意見も聞きながら、貴施設にとって本当に価値のある、最適な介護ソフトを選び抜いてください。

それが、日々の業務を楽にし、ケアの質を高め、より良い介護サービスの実現につながるはずです。