介護記録をテンプレート化！記録用紙と電子化した実施記録では何が違う？

介護記録を電子化してテンプレート入力にすることで、用紙へ手書きするよりも入力作業の効率化が図れます。電子化するとスタッフの署名や利用者のサインが入力できますので、印鑑を持ち歩く必要がなくなります。

介護記録を電子化した際の入力方法やメリットについて説明をしますので、ぜひ介護記録の電子化の際に、参考にしてみてください。

この記事でわかること

• 介護の実施記録を手書きの用紙から電子化する違いとそれぞれのメリット・デメリット

• 介護記録を電子化する3つのメリット（入力時間の短縮、保管スペースの削減、瞬時な検索）と印鑑が不要になる理由

• 業務効率化を実現し、スマホやタブレットからも入力できるAI・介護記録ソフト「CareViewer」の特徴

この記事の目次

ソフトで効率化を実現！記録用紙と電子化した実施記録の違いは？

訪問介護サービスでは、訪問介護の内容や状況を実施記録として書きます。実施記録は利用者や家族、他のスタッフとの連携やサービス品質の向上に役立ちます。

実施記録は、記録用紙へ記入するか、電子化した実施記録に記入するかを選べますが、それぞれにどのような違いがあるのでしょうか。こちらでは、記録用紙と電子化した実施記録の違いと、それぞれのメリット・デメリットについてご紹介いたします。

訪問介護サービスの実施記録の方法

訪問介護サービスの実施記録の方法は、以下の2つがあります。

手書きの用紙を用いた実施記録

紙に手書きで記録する従来型の方法です。長年使われているため職員や利用者も慣れています。しかし、紙の記録だと作成に時間がかかったり、保管や管理に場所が必要だったりします。また、見たい記録があるときに探さなければならないのが手間です。

電子化された実施記録

パソコンやタブレット、スマホなどのデジタル端末で記録する方法です。最近ではアプリなどを使って簡単に記録できます。フォーマットに従って記録するだけですので、記録時間の短縮が可能です。しかし、電子化すると慣れるまで時間がかかったり導入コストがかかったりしますので、導入前に研修やマニュアルを作成する必要があります。

実施記録を電子化するメリットとは？

訪問介護サービスに必要な実施記録を電子化すると、以下のメリットが得られます。

記録したらすぐに送信できる

介護ソフトを使用すると介護記録の作成が簡単になり、大幅な時間短縮が可能です。特に、一括入力機能、再入力の必要性を減らす情報反映機能、音声入力機能などは入力時間の短縮に大きく役立つものです。例えば、複数の利用者が食事を完食したことを記録として残したいときに、紙であれば1つ1つ記録しなければなりませんが、アプリであれば全ての利用者の記録を一括で瞬時に入力できます。

データ管理の場所を取らない

紙で管理すると保管スペースが必要になり、過去の書類を探すのが大変です。日々大量の紙を使って業務を進めるオフィスでは、資料の保管が大変であり、必要な情報を探すだけでも手間がかかるでしょう。データを電子化すれば、アプリを使っている全員の端末に全ての情報が入っている状態ですので、必要なデータを容易に見つけられます。結果として、業務の効率化につながります。

欲しいデータを欲しい時に一瞬で検索できる

電子化された記録は、情報共有がスムーズに行え、即時に全員が情報を確認できます。情報共有により、必要なデータをすぐに見つけることが可能です。

電子化した実施記録は印鑑不要？

電子化した実施記録は印鑑不要です。印鑑は紙での記録において、記録の正確性や信頼性を担保するために必要とされています。しかし、電子化した実施記録の場合、アプリなどで職員の署名や利用者のサインが入力可能です。また、データはクラウドや端末上に残っているため紙と比べると記録の改ざんや偽造のリスクを抑えられます。また、電子化すると印鑑を持ち歩く必要がなくなるため、紛失や盗難のリスクが少なくなります。

介護記録を電子化！アプリを導入したいならCareViewerをご利用ください

サービス内容や利用者の状況を書き残しておく実施記録は、用紙に書くか、デジタル端末に入力するかを選べます。手書きは昔から行われてきた方法で慣れている方も多いですが、入力の手間や管理の大変さは避けて通れません。電子化した実施記録はスマホやタブレットからその場で入力でき、保管場所も不要ですので、事務作業の効率化が可能です。また、電子化した実施記録は印鑑も不要です。

訪問介護における実施記録の入力を効率よく行いたい場合は、AI・介護記録ソフトCareViewerをお試しください。介護記録の一括登録や申し送り事項の閲覧、バイタルグラフの確認、ケア方法の分析・統計など多彩な機能を備えています。また、介護記録用のフォーマットも用意されていますので、項目に従って入力していくことで手書きよりも効率的に実施記録を作成できます。スマートフォンやタブレットからもアクセス可能ですので、訪問介護サービス後に事務所に戻って用紙に記載する必要がありません。介護職員の負担を減らしたいとお考えでしたら、ぜひ一度ご相談ください。