フェイスシートとは？障害福祉での目的・項目・書き方

障害福祉の現場では、新規利用者の受け入れや担当者の引き継ぎのときに「フェイスシートを確認しておいてください」と言われることがあります。

ただ、フェイスシートは制度上の名称として厳密に統一された書類というより、事業所や法人ごとに「利用者の基本情報をまとめたシート」として使われることが多い書類です。そのため、何を書けばよいのか、アセスメントシートや個別支援計画と何が違うのか、迷いやすいところがあります。

この記事では、フェイスシートとは何か、障害福祉でどのような目的で使うのか、主な記載項目、書き方、更新・共有の注意点を整理します。紙やExcelで管理している事業所にも、記録ソフトへ移行したい事業所にも使えるように、実務目線で解説します。

この記事目次

フェイスシートとは何をまとめる書類か

フェイスシートとは、利用者の基本情報や支援上の重要事項を一目で確認できるようにまとめた書類です。障害福祉の現場では「利用者基本情報」「基本台帳」「利用者情報シート」などの名称で運用されることもあります。名称は違っても、支援に入る前に最低限確認したい情報を整理するという役割は共通しています。

基本情報を一目で確認するための台帳

フェイスシートの中心は、氏名、生年月日、住所、連絡先、緊急連絡先、障害支援区分、受給者証情報、利用サービス、家族構成、主治医、服薬、関係機関などの基本情報です。新任職員や代替職員が支援に入るとき、最初に見る入口の資料として使われます。

ただし、何でも書き込めばよいわけではありません。情報量が多すぎると、読まれにくくなり、更新も続きません。フェイスシートは「支援に入る前に確認すべき情報」と「緊急時にすぐ必要になる情報」を優先して整理する書類です。詳しい生活歴や課題分析は、アセスメントシートなど別の書類で扱うほうが管理しやすくなります。

アセスメントシート・個別支援計画との違い

フェイスシート、アセスメントシート、個別支援計画は、似ているようで役割が異なります。フェイスシートは基本情報の一覧です。アセスメントシートは、本人の生活状況、強み、希望、課題、環境要因を整理し、支援ニーズを把握するための資料です。個別支援計画は、アセスメントを踏まえて目標、支援内容、担当、期間を定める計画書です。

つまり、フェイスシートは「誰に、どのような基本情報があるか」を把握するための入口です。アセスメントは「なぜその支援が必要か」を考えるための分析です。個別支援計画は「これから何を、どのように支援するか」を関係者で共有するための文書です。この違いを分けておくと、同じ内容を複数書類に重複して書く負担を減らせます。

障害福祉で必要になる場面

フェイスシートが特に役立つのは、新規契約、利用開始前の面談、初回アセスメント、担当者変更、送迎や外出支援、緊急時対応、医療機関や相談支援専門員との連携などです。本人の基本情報がまとまっていれば、支援者が必要な確認を短時間で行いやすくなります。

障害福祉サービスでは、個別支援計画の作成にあたり、利用者の状況把握やアセスメント、会議、説明・同意などの流れが求められます。フェイスシート自体が計画書の代わりになるわけではありませんが、計画作成や記録の前提となる基礎情報を整理する資料として重要です。

フェイスシートに入れる主な項目

フェイスシートの項目は、事業種別や利用者像によって変わります。生活介護、就労継続支援、放課後等デイサービス、共同生活援助では、現場で必要な情報が少しずつ異なります。共通して大切なのは、支援者が安全に支援するために必要な情報を、見つけやすく、更新しやすく整理することです。

### 氏名・連絡先・受給者証・緊急連絡先

まず入れるべき項目は、本人を特定し、連絡や請求・契約の確認に必要な基本情報です。氏名、ふりがな、生年月日、住所、電話番号、利用開始日、利用サービス、受給者証番号、支給決定期間、障害支援区分、負担上限月額、契約曜日、送迎の有無などが該当します。

緊急連絡先は、氏名、続柄、電話番号、連絡優先順位、つながりやすい時間帯を分けて書くと実務で使いやすくなります。単に電話番号を並べるだけでは、緊急時に誰へ先に連絡すべきか迷うことがあります。連絡先が変わった場合は、変更日と確認者も残しておくと安心です。

医療・服薬・障害特性・配慮事項

次に、支援の安全性に関わる情報を整理します。主治医、医療機関、既往歴、アレルギー、服薬、発作や体調変化のサイン、食事・水分、排泄、移動、感覚過敏、苦手な環境、パニック時の対応、意思表示の方法などです。これらは日々の支援や緊急時対応に直結します。

ただし、医療情報は必要最小限にし、医師の判断が必要な内容を職員の判断で断定しないよう注意します。例えば「薬を飲まないと危険」と書くより、「朝食後に服薬あり。飲み忘れが疑われる場合は管理者へ報告し、家族へ確認」と書くほうが、現場で取る行動が明確になります。

家族・関係機関・支援上の注意点

フェイスシートには、家族、後見人、相談支援専門員、医療機関、学校、就労先、行政窓口などの関係機関も整理します。誰が何を担当しているのかが分かると、連絡の重複や抜け漏れを防ぎやすくなります。

支援上の注意点は、本人の尊厳を損なわない書き方が大切です。「問題行動がある」といったラベルではなく、「大きな音が続くと席を立つことがある。静かな場所で5分ほど休むと落ち着きやすい」のように、状況と支援方法を具体的に書きます。職員が同じ対応を再現できることが、フェイスシートの価値になります。

フェイスシートの書き方と記入例

フェイスシートは、支援者が短時間で読み、すぐ行動に移せる書き方が向いています。長い文章で背景を詳しく書くより、事実、確認日、支援方法が分かる形にします。本人に関する情報であるため、本人の希望や呼ばれ方、意思表示の方法も丁寧に扱います。

本人の呼び方や意思確認方法を書く

障害福祉の支援では、本人の意思を尊重することが基本です。フェイスシートにも、呼ばれたい名前、苦手な呼ばれ方、意思表示の方法、説明するときに伝わりやすい手段を書いておくと、初めて関わる職員でも本人に合わせた関わりをしやすくなります。

記入例としては、「呼称: 田中さん。下の名前で呼ばれることは希望していない」「意思確認: 口頭説明だけでなく、選択肢を紙に書くと選びやすい」「不安時: すぐに質問を重ねず、静かな場所で待つと返答しやすい」のように書きます。本人の行動を評価するのではなく、本人が伝えやすくなる条件を記録するのがポイントです。

事実と支援上の配慮を分けて書く

フェイスシートでよく起きる失敗は、事実と職員の解釈が混ざることです。「協調性がない」「わがまま」といった表現は、支援の再現性が低く、本人理解にもつながりにくい書き方です。代わりに、観察できる事実と、支援上の配慮を分けます。

例えば「昼食前に席を離れることがある」は事実です。「食堂の音が大きい時間帯に離席しやすい」「席を入口側にすると最後まで食べやすい」は背景と配慮です。このように書くと、職員が支援方法を共有しやすくなります。個別支援計画や支援記録にもつながりやすい情報になります。

古い情報を残さず更新履歴を管理する

フェイスシートは作成して終わりではありません。連絡先、医療機関、服薬、受給者証情報、関係機関、支援上の注意点は変わります。古い情報が残ったままだと、緊急時の連絡ミスや支援方法のズレにつながります。

更新欄には、更新日、更新者、変更内容、確認先を残します。例えば「2026年7月1日、母より電話番号変更の連絡。緊急連絡先1を更新」「2026年7月3日、受給者証更新。支給決定期間を変更」のように書きます。紙で運用する場合も、上書きだけでなく変更履歴を残す欄を設けると、情報の信頼性が高まります。

フェイスシートを安全に共有・更新する

フェイスシートには、氏名、住所、連絡先、障害特性、医療・服薬、家族情報など、多くの個人情報が含まれます。便利に共有できることと、安全に管理できることを両立させる必要があります。誰でも見られる場所に置く、古い紙を回収しない、Excelを複数人で別々に更新する、といった運用はリスクになります。

個人情報として閲覧範囲を決める

フェイスシートは、支援に必要な職員が必要な範囲で確認する書類です。閲覧範囲、持ち出しルール、印刷ルール、保管場所、廃棄方法を決めておきます。個人情報保護の観点では、情報を扱う目的を明確にし、必要以上に共有しないことが大切です。

また、本人や家族から聞き取った内容を記録する場合は、何のために使う情報なのかを説明し、支援や連絡に必要な範囲で扱います。医療・服薬情報や家族事情など、特に慎重に扱うべき情報は、全職員に広げるのではなく、支援に必要な範囲に絞る運用が望ましいです。

紙・Excel・記録ソフトの運用を比べる

紙のフェイスシートは見やすく、現場で使いやすい反面、最新版の管理や持ち出し、保管に注意が必要です。Excelは項目を自由に作れ、テンプレート化しやすい一方、ファイルが複製されるとどれが最新版か分かりにくくなります。共有フォルダで管理する場合も、編集権限とバックアップが必要です。

記録ソフトや業務システムを使うと、利用者基本情報、支援記録、個別支援計画、請求関連情報を一元管理しやすくなります。閲覧権限、更新履歴、検索性を確保しやすい点も利点です。ただし、ソフトを使う場合でも、何を基本情報として持つのか、誰が更新責任を持つのかは事業所側で決める必要があります。

CareViewer challengeで基本情報を管理する

CareViewer challengeでは、利用者の基本情報を登録し、必要な情報を管理できます。利用者登録、CSVによる一括登録、基本情報の確認などを活用することで、紙やExcelに散らばりがちな情報を整理しやすくなります。

フェイスシートを紙で作る場合でも、元になる基本情報が更新されていなければ、印刷物も古くなります。ソフト上で基本情報を管理し、必要に応じて確認・出力する流れを作ると、更新漏れを減らしやすくなります。フェイスシートは単独の書類として考えるより、日々の支援記録や個別支援計画につながる情報基盤として整えることが大切です。

まとめ：フェイスシートは支援の入口になる基本情報シート

フェイスシートとは、利用者の基本情報や支援上の重要事項を一目で確認するための書類です。障害福祉の現場では、利用開始時、担当者変更、緊急時対応、関係機関連携など、さまざまな場面で役立ちます。

大切なのは、アセスメントシートや個別支援計画と役割を分けることです。フェイスシートは基本情報の一覧、アセスメントは状況やニーズの整理、個別支援計画は支援目標と内容の共有です。この違いを押さえると、書類の重複や更新漏れを減らせます。

項目は多ければよいわけではありません。氏名、連絡先、受給者証、緊急連絡先、医療・服薬、障害特性、意思確認方法、関係機関など、支援に必要な情報を絞って整理します。本人の尊厳を守るため、評価的な表現ではなく、事実と支援上の配慮を分けて書くことも重要です。

フェイスシートは個人情報を多く含むため、閲覧範囲、保管方法、更新履歴、最新版管理を決めて運用しましょう。紙やExcelで始めることもできますが、利用者情報、支援記録、個別支援計画をつなげて管理したい場合は、CareViewer challengeのような記録ソフトの活用も選択肢になります。