支援経過記録をExcelで管理する方法｜無料テンプレート付き

面談、家族連絡、関係機関との調整、体調変化が別々に残り、利用者さんの経過を追えなくなることはありませんか。

支援経過記録は、単発の出来事だけでなく、何を確認し、誰へ連絡し、どのような支援を行い、その後の方針がどう変わったかを時系列で残す記録です。日々のサービス提供記録と重なる情報もありますが、複数日にまたがる相談や連携の流れを追う役割があります。

この記事のフォルダには、17項目、区分と確認状況のプルダウン、フィルターを備えた 支援経過記録テンプレート.xlsx を用意しました。全国共通の法定様式ではないため、自事業所のサービス種別や自治体運用に合わせて調整してください。

私たちCareViewerは、古い記録を上書きせず、判断の流れと次の担当・期限をつなぐことが重要だと考えています。

ここでは、テンプレートの内容、記入例、検索・共有・期限管理、記録ソフトへ移行する判断基準を解説します。

この記事目次

支援経過記録Excelテンプレートの内容

添付したExcelは、面談、本人相談、家族連絡、関係機関連携、状態変化、支援方針などを日付順に追加するための汎用ひな形です。まず日々の支援記録との違いを整理し、17項目と3シートをどのように使うか確認しましょう。

日々の支援記録との違い

日々の支援記録は、その日に提供した具体的なサービス、利用者さんの状態、支援後の反応などを残します。支援経過記録は、それらの情報も参照しながら、相談、連絡、判断、方針変更がどのような順序で進んだかを追う性格が強い記録です。

たとえば、欠席が増えた利用者さんについて、日々の記録には各日の欠席理由や連絡内容が残ります。支援経過記録では、本人の相談、家族からの情報、相談支援専門員との連携、面談結果、個別支援計画の見直し検討などを時系列でまとめます。

二つを完全に別物として二重入力する必要はありません。日々の記録から重要な変化へたどれる、経過記録から元の支援内容を確認できる、といった関係を作ります。Excelで別ファイルにする場合は、利用者名、日付、関連目標など共通の検索軸をそろえます。

厚生労働省の指定障害福祉サービス運営基準では、サービス提供に関する記録の整備が求められていますが、「支援経過記録Excel」という全国共通様式を定めているわけではありません。適用基準、自治体条例、事業所の記録体系を確認してください。

17項目と3シートの構成

添付ファイルには、次の3シートがあります。

• 支援経過記録: 日付順に経過を追加する一覧

• 使い方: 記録の流れ、情報源、次回対応、個人情報などの注意点

• 設定: 区分・確認状況のプルダウン候補を保存する非表示シート

支援経過記録シートの17項目は次のとおりです。

1. 記録日

2. 時刻

3. 利用者名

4. 区分

5. 情報源・相手

6. 経過・本人の言葉・観察事実

7. 実施した支援・連絡

8. 結果・反応

9. 評価・支援上の見立て

10. 次回対応

11. 期限

12. 担当者

13. 個別支援計画の関連目標

14. 共有先

15. 記録者

16. 確認者

17. 確認状況

区分には、本人相談、家族連絡、面談、関係機関連携、体調変化、支援方針、欠席・利用変更、その他を用意しました。確認状況は未確認、確認済み、差戻しから選択でき、差戻しは薄黄で表示されます。

項目は多ければよいわけではありません。自事業所で使わない列は削除し、サービス種別や加算で必要な列は追加します。変更前に、管理者、サビ管・児発管、実際に記録する職員で用途を確認してください。

無料Excelテンプレート

支援経過記録の登録・確認に使える、編集可能なExcelテンプレートです。

「テンプレート」「記入例」「使い方」の3シートを収録しています。

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※事業所の運用、個別の支援方針、最新の指示に合わせて調整してください。

記録を上書きせず時系列で追加する

経過記録では、過去の行を書き換えて最新状態だけにしないことが重要です。いつ、どの情報を得て、どの判断をし、次に何を行ったかという流れが失われるためです。

たとえば、4月10日に本人から相談を受け、4月12日に家族へ連絡し、4月15日に支援会議を行った場合、それぞれを別の行へ記録します。4月10日の「家族へ確認する」という次回対応は、4月12日の行で実施結果へつなげます。

修正が必要な場合も、元の事実を消して都合よく書き直すのではなく、事業所の訂正ルールに従います。重要な修正は、修正日、修正者、理由を追えるようにしてください。Excelではセルの上書きが容易なため、クラウドの変更履歴や別の修正記録を組み合わせる必要があります。

時系列で追加すると行数は増えますが、フィルターで利用者と区分を絞れば流れを確認できます。利用者ごとにファイルを分ける方法もありますが、ファイル数とバックアップ対象が増えます。法人内で一つの方法に統一しましょう。

支援経過記録の書き方と記入例

経過記録は出来事のメモだけではありません。情報源、観察事実、実施した支援・連絡、結果、評価、次回対応をつなげます。ここでは本人相談、家族・関係機関連携の例を示し、担当者と期限をどのように具体化するか確認します。

### 本人相談から次回対応へつなぐ例

就労継続支援B型で、利用者さんから通所について相談があった場面を例にします。

• 記録日・区分: 4月10日 14時30分／本人相談

• 情報源・相手: 本人

• 経過・本人の言葉・観察事実: 本人より「朝、電車に乗ると息苦しくなることがあり、週5日の通所がつらい」と発言。相談中は椅子に着席し、職員の質問に返答

• 実施した支援・連絡: 困りやすい曜日・時間帯、現在の睡眠、本人が希望する通所回数を確認

• 結果・反応: 本人は「まず水曜日を休みにして様子を見たい」と希望

• 評価・見立て: 通所中断を希望しているのではなく、負担を調整しながら継続したい意向がある。体調面の情報も確認が必要

• 次回対応: 本人の同意を確認し、家族・相談支援専門員と情報共有。利用日変更の手続きを管理者へ確認

• 期限・担当者: 4月12日／サービス管理責任者

本人の「つらい」という言葉を、そのまま「通所意欲が低い」と評価しないことが重要です。本人の希望と観察事実を分け、次に確認する情報を決めます。

この後の家族連絡、相談支援との協議、本人への再説明は、同じ行へ追記せず新しい行にします。各行の次回対応が、後続行の実施した支援・連絡へつながっているかを確認します。

家族・関係機関との連絡を残す例

前の相談を受け、家族と相談支援専門員へ連絡した例です。

• 記録日・区分: 4月12日 11時／家族連絡

• 情報源・相手: 母

• 経過: 本人の同意を得た範囲で、通所時の困りごとと本人の希望を共有。母より「自宅でも前夜に眠れない日があり、朝に不安を訴える」と情報あり

• 実施した連絡: 家庭での睡眠状況と受診状況を確認。相談支援専門員との調整に同意を得た

• 結果: 母は本人の希望を尊重し、水曜日を休みにする試行へ同意

• 評価: 通所時だけでなく前夜の睡眠状況も影響している可能性があり、本人と相談支援を含めた確認が必要

• 次回対応: 相談支援専門員へ連絡し、本人面談の日程を調整

• 期限・担当: 4月13日／サビ管

関係機関との連絡では、機関名、担当者、連絡日時、共有した情報、相手から得た情報、合意した内容を明確にします。本人の同意や事業所の情報共有ルールにも配慮してください。

電話がつながらなかった場合も、「連絡できなかった」で終わらせず、発信時刻、留守番電話の有無、次の連絡予定を記します。連絡が完了した行と未完了の行を区別できるようにします。

評価・担当者・期限を具体的にする

評価欄は感想を書く場所ではなく、事実と本人の意向をもとに、支援上どう捉えたかを整理する欄です。「怠けている」「家族が非協力的」といった価値判断ではなく、確認できた情報と未確認の情報を分けます。

次回対応は、「様子を見る」「検討する」だけでは完了条件が分かりません。次のように具体化します。

• 4月15日までに本人面談の日程を調整する

• 次回通所日に、変更後の希望と不安を本人へ再確認する

• 水曜日休みを2週間試し、出席・体調・本人の感想を確認する

• 4月末の支援会議で個別支援計画の変更要否を検討する

担当者は役職だけでなく、実際に誰が行うかを事業所内で明確にします。期限を過ぎた未完了項目を週次会議で確認するなど、Excelを開くだけで終わらない運用が必要です。

個別支援計画の変更は、担当職員が経過記録のP欄で独断決定するものではありません。「サビ管へ共有」「支援会議で検討」「本人へ説明・同意確認」など、事業所の手順へつなげます。

Excelで検索・共有・期限管理する方法

支援経過記録は蓄積して初めて流れが見えます。しかし、正本が複数ある、入力が上書きされる、未完了対応を確認しないという状態では、Excelの利点を活かせません。検索軸、共有方法、バックアップと完了確認をセットで設計します。

区分・利用者・日付で絞り込む

添付Excelには先頭行のフィルターと固定表示を設定しています。利用者名で絞り込んだうえで日付順に並べると、その人の経過を確認できます。区分で絞れば、家族連絡、面談、体調変化だけを抽出できます。

検索しやすくするには、入力形式の統一が必要です。

• 日付は日付形式で入力する

• 利用者名・職員名の表記を統一する

• 区分はプルダウンから選ぶ

• 情報源・共有先は正式名称または法人内ルールで統一する

• 一つのセルへ複数日の経過をまとめない

自由記述のキーワード検索だけに頼ると、表現の違いで見つからないことがあります。区分、関連目標、担当者、確認状況など、後から絞り込みたい情報は独立した列にします。

モニタリング前には、対象期間と利用者を絞り、本人の発言、支援方法、反応、未完了の対応を確認します。記録を単に要約するのではなく、個別支援計画の目標と支援方法が本人に合っていたかを検討します。

正本・同時編集・閲覧権限を決める

正式な支援経過記録として扱うファイルの保存先を一つに決めます。各職員が端末へコピーして編集すると、どれが最新版か分からなくなります。メール添付や個人向けチャットで配布しないルールも必要です。

クラウドストレージ上で共同編集できる場合でも、サービス、ファイル形式、アプリ環境、権限設定によって挙動は異なります。実際の端末で同時入力、競合、オフライン、復元をテストします。

支援経過記録には、障害、健康、家族、生活状況などの個人情報が含まれます。個人情報保護委員会のガイドラインに沿って、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

確認項目は次のとおりです。

• 閲覧・編集できる職員

• 共有リンクの公開範囲

• 退職・異動時のアクセス停止

• 端末のログイン、画面ロック、持ち出し

• 私物端末やUSBメモリへの保存

• 印刷物の保管と廃棄

ファイルパスワードだけで安全管理が完了するわけではありません。アカウント、端末、保存先、バックアップを含めて考えます。

バックアップと完了確認のルール

支援経過記録は、次回対応が実施されたか確認して初めて役立ちます。確認状況の列を使い、未確認、確認済み、差戻しを管理します。ただし、確認済みの意味を「文章を読んだ」だけにするのか、「次回対応まで完了した」にするのか、事業所で定義してください。

未完了の次回対応は、期限や担当者で絞り込み、週次会議などで確認します。対応結果は元の行へ上書きするのではなく、新しい行へ記録し、必要なら元の記録日を関連情報として記します。

バックアップは頻度、保存先、復元担当、世代数を決めます。元ファイルと同じ端末・同じ共有領域だけに置くと、故障や誤削除で同時に失う可能性があります。法人の情報セキュリティ方針に沿って別管理を検討します。

クラウドのバージョン履歴にも保持期間や復元条件があります。月に一度など定期的に、実際にバックアップから開けるか確認してください。保存期間中に記録を読み出せる形式を維持します。

Excel運用の限界と記録ソフトへの移行

Excelは経過記録を小さく始めるには便利ですが、利用者、入力者、拠点が増えるほど、権限、同時編集、検索、計画との連携が複雑になります。費用だけでなく、転記・確認・管理にかかる時間とリスクで判断しましょう。

Excelが向く範囲を見極める

Excelが向きやすいのは、利用者・入力者が少ない、管理担当者が決まっている、入力端末が限られる、記録項目が安定している場合です。新しい経過記録の項目を試す期間にも向きます。

次の状態が増えたら見直しのサインです。

• 日々の支援記録から経過記録へ転記している

• 面談・家族連絡・会議記録が別ファイルに分散

• 同時編集で上書きや競合が起きる

• 利用者別の履歴を探す時間が長い

• 未完了対応と担当者を把握しにくい

• 職種・拠点ごとに閲覧権限を分けたい

• 個別支援計画やモニタリングと関連付けたい

• 変更履歴や操作ログを確認したい

小規模でも、管理に時間がかかり、情報共有が遅れる場合は記録ソフトと比較する価値があります。逆に、Excelでリスクを管理でき、業務が安定しているなら、すぐ移行する必要はありません。

移行前に経過データを整理する

記録ソフトへ移る前に、既存Excelの項目とデータを整理します。不要な列や表記ゆれをそのまま持ち込むと、移行後も検索しにくくなります。

確認する内容は次のとおりです。

• 利用者名、職員名、関係機関名の表記統一

• 日付・時刻の形式

• 区分の重複・意味の違い

• 一つのセルに複数日の経過が入っていないか

• 同じ出来事の重複行

• 未完了の次回対応

• 不要な個人情報

• 移行対象期間と旧ファイルの保管方法

製品ごとに取り込めるファイル形式、列、文字数、添付ファイルが異なります。匿名化したサンプルで確認してください。移行後にExcelを長期間並行利用すると二重入力が残るため、テスト期間、切替日、正本を決めます。

CareViewer challengeで記録をつなげる

CareViewer challengeの支援記録登録機能は、スマートフォン、タブレット、PCから記録を入力し、クラウド上で共有できる仕組みです。利用者別に過去記録を確認できるため、経過を探す際の選択肢になります。

移行を検討するときは、次を確認します。

1. 面談・家族連絡・関係機関連携を記録できるか

2. 利用者別・日付別に履歴を確認できるか

3. 日々の支援記録と経過を関連付けられるか

4. 申し送り・確認の流れを作れるか

5. 権限とアカウントを管理できるか

6. 必要な形式で出力できるか

まず現在のExcel運用で時間がかかる作業を三つ選び、デモや試用で改善するか確かめます。機能の多さではなく、現場が入力を続けられ、管理者が必要な経過を確認できることが大切です。

まとめ: Excelでは経過と次の対応を一続きで残す

支援経過記録のExcelでは、情報源、経過、支援・連絡、結果、評価、次回対応、担当者、期限を時系列で残します。

古い行を上書きせず、対応結果は新しい行へ追加すると、判断の流れを追いやすくなります。添付の 支援経過記録テンプレート.xlsx をたたき台に、正本、閲覧権限、同時編集、バックアップも決めてください。

記録量や拠点が増え、計画・日々の記録との連携が必要になったら、CareViewer challengeのような記録ソフトを比較しましょう。