障害福祉の支援記録テンプレート｜項目・記入例・使い方

支援記録の様式を一から作ると、「何を入れればよいか」「項目が多すぎないか」と迷います。

テンプレートは記録時間を短くし、職員の視点をそろえる助けになります。しかし、全国共通の万能様式があるわけではなく、サービス種別や個別支援計画に合わせた調整が必要です。

重要なのは、利用者さんの状態、行った支援、その反応、次の対応がつながることです。空欄を埋めることが目的になると、同じ定型文が並び、支援の個別性や変化が見えにくくなります。

私たちCareViewerは、現場で続けられる簡潔さと、必要なときに説明できる具体性を両立することが大切だと考えています。

この記事では、基本項目、コピーして使える支援記録テンプレート、記入例、サービス種別に合わせた調整、紙・Excel・記録ソフトでの運用方法を解説します。

この記事の目次

支援記録テンプレートに必要な基本項目

テンプレートを作る前に、何のための記録かを整理します。日々の支援記録は、提供した支援を確認し、職員間で情報を共有し、個別支援計画やモニタリングへつなげるためのものです。基本情報、利用者さんの状態、支援と反応、次の対応という流れで項目を設計しましょう。

日時・利用者・記録者などの基礎情報

最初に、記録を特定し、他の帳票と照合するための基礎情報を置きます。

• サービス提供日

• 開始・終了時刻または支援を行った時間帯

• 利用者名または利用者ID

• 支援を行った場所

• 支援担当者

• 記録者

• 利用状況、欠席、外出などの区分

• 関連する個別支援計画の支援項目

すべてを自由記述にすると、表記ゆれや記入漏れが起きやすくなります。日付、担当者、場所、利用区分など、選択できる情報はチェック欄やプルダウンにすると入力しやすくなります。一方、選択肢を細かくしすぎると探す時間が増えるため、実際によく使う項目へ絞ります。

支援担当者と記録者が異なる場合もあります。誰から聞いた情報か、誰が実際に支援したかを後から確認できるようにしてください。電子記録では共有アカウントを避け、ログインした職員と記録者が結び付く運用が望まれます。

厚生労働省の指定障害福祉サービス運営基準では、たとえば居宅介護について、サービスの提供日、内容その他必要な事項を提供の都度記録することが定められています。他のサービス種別には準用規定や個別の基準があるため、自事業所に適用される条文と自治体条例を確認しましょう。

利用者の状態・支援内容・反応

支援記録の中心は、利用者さんの状態と職員の支援、その結果です。次の三つが一続きで読めるテンプレートにします。

1. 支援前の状態・本人の言葉

行動、表情、発言、体調、活動への参加状況など

2. 具体的な支援内容

声かけ、環境調整、介助、選択肢の提示、関係者との連絡など

3. 支援後の反応・結果

本人の行動や発言の変化、できたこと、継続している課題など

「見守り」「声かけ」といった選択肢だけでは、支援方法を再現できません。「作業工程カードを机上に置き、最初の工程を一緒に行った」「本人へ二つの選択肢を示し、指さしで確認した」のように、個別的な支援を補足できる自由記述欄を設けます。

状態欄では、本人の言葉と職員の解釈を分けます。「不穏」「やる気がない」といった評価語だけを選ばせる様式は避けましょう。「廊下を10分間に4往復した」「『帰る時間はまだですか』と3回質問した」など、観察した事実を書けるようにします。

反応欄は、支援を実施した事実だけで終わらせないために重要です。「声かけ後に着席し、袋詰めを15分継続した」「選択肢を示すと青色のカードを指さした」のように、支援後の変化を残します。

評価・申し送り・次回対応

利用者さんの変化や支援方法の効果を次へつなげるため、評価と申し送りの欄を設けます。ただし、毎回長い評価を書かせる必要はありません。変化があった場面、個別支援計画の目標に関わる場面、再確認が必要な場面で使えるようにします。

評価欄には、観察した事実から支援上どう考えたかを書きます。「本人は作業全般を拒否しているのではなく、当日の体調に合わせて作業を選びたい意向があると考えられる」のように、根拠とのつながりが分かる表現にします。医学的な診断や本人の内面を断定する欄にはしません。

申し送り・次回対応は、次の勤務者が行動できる具体性を持たせます。

• 20時に体温と腹痛の有無を再確認する

• 次回も作業開始前に工程カードを提示する

• 本人の同意を確認後、家族へ連絡する

• 同じ状態が3日続いた場合はサビ管へ報告する

• 支援会議で環境調整を検討する

「要観察」「継続」だけでは、誰が何を見るか分かりません。必要に応じて担当、期限、報告条件を記載できる欄を用意します。事故、ヒヤリハット、虐待、身体拘束、服薬誤りなど、別の報告手順が必要な事象は、支援記録だけで完結させず、該当手順へつなげます。

コピーして使える支援記録テンプレートと記入例

以下は、障害福祉事業所で日々の支援を残すための汎用テンプレートです。法定様式ではなく、事業所で調整するためのひな形として利用してください。サービス種別の指定基準、自治体様式、個別支援計画、加算要件に必要な項目は別途確認します。

汎用テンプレート

次のひな形を、紙、Word、Excel、記録ソフトなどへ合わせて整えます。

【支援記録】
利用者名:

サービス提供日:

時間:

場所:

支援担当者:

記録者:

■ 利用者の状態・本人の言葉

（観察した行動・表情・体調、本人や家族の発言）

■ 実施した支援

（何を、なぜ、どのように行ったか）

■ 利用者の反応・結果

（支援後の行動・発言・変化、できたこと）

■ 評価・気づき

（事実を根拠に、支援上どう考えたか）

■ 申し送り・次回対応

（誰が、いつ、何を確認・実施・共有するか）

■ 関連項目

□ 個別支援計画の目標:

□ 家族・関係機関への連絡:

□ 別途報告書:

□ 確認者:

「利用者の状態」と「反応」を分けることで、支援前後の変化を確認できます。「評価・気づき」は毎回必須にせず、記録内容に応じて使用する運用も可能です。定型的な実施項目はチェック欄にし、変化や個別性のある部分を文章で補うと、入力負担を抑えられます。

テンプレートには、記載例を薄い説明文として表示してもよいでしょう。ただし、定型文をそのまま残す事故を防ぐため、入力時に消える補助文や別紙の記入マニュアルにする方法も検討します。

記入例で項目のつながりを確認

就労継続支援B型で、作業開始時に利用者さんが席へ着かなかった場面の例です。

利用者の状態・本人の言葉

9時30分、シール貼りの席へ案内すると、席の前で立ち止まり着席しなかった。本人より「細かい作業は疲れそう。箱を運ぶ仕事ならできる」と発言あり。

実施した支援

本日の作業一覧を写真カードで示し、箱の運搬とタオルたたみのどちらを希望するか確認した。

利用者の反応・結果

本人は箱の写真を指さした。職員と一緒に最初の5箱を運んだ後、一人で10箱を所定の位置へ運んだ。ふらつき、息切れなし。

評価・気づき

作業全般を拒否しているのではなく、当日の状態に合わせて選択したい意向があると考えられる。視覚的な選択肢により意思を伝えやすくなった。

申し送り・次回対応

次回も作業開始前に2〜3種類の選択肢を提示する。細かい作業への疲れについて休憩後に本人へ再確認し、訴えが続く場合はサビ管へ共有する。

この例では、「状態→支援→反応→評価→次回」がつながっています。記録を確認するときは、支援内容だけでなく、その支援を選んだ理由と結果が分かるかを見ます。

NG例を具体的な記録へ直す

テンプレートがあっても、曖昧な言葉が並ぶと場面を再現できません。よくある記録を具体的に直してみましょう。

NG例:「一日落ち着いて過ごした」

改善例:「午前は共有スペースで30分間読書した。他利用者からの声かけに笑顔で返答し、その後予定どおり昼食準備へ参加した」

NG例:「声かけをして作業した」

改善例:「工程表の一番目を指さし『ここから始めますか』と確認すると、本人はうなずき、袋詰めを20分間継続した」

NG例:「不穏あり。様子を見る」

改善例:「予定変更を伝えた後、机を2回たたき『行きたかった』と大きな声で話した。静かな部屋で説明を聞くか尋ねるとうなずいた。15時に気持ちと次の予定を再確認する」

NG例:「問題なく服薬」

改善例:「20時、本人が薬包の氏名を職員と確認し、水で内服した。むせ込み、飲み残しなし」

改善のポイントは、形容詞を増やすことではありません。観察した事実、具体的な支援、本人の反応、次の行動を補います。数字は比較や安全確認に意味がある場合に使いましょう。

サービス種別に合わせて項目を調整する

汎用テンプレートをそのまま全事業所へ配ると、必要な情報が不足したり、使わない項目が増えたりします。共通項目を土台にしながら、サービスの目的、支援場面、個別支援計画に応じて追加項目を選びます。ここでは代表的な調整例を紹介します。

生活介護・共同生活援助

生活介護では、健康状態、食事・水分、排泄、活動参加、移動、コミュニケーションなどが記録対象になり得ます。医療的ケアや看護職員の記録がある場合は、支援員の記録と重複しすぎない役割分担を決めます。

追加を検討する項目は次のとおりです。

• 来所時の状態

• 食事・水分摂取

• 排泄

• バイタルや健康上の変化

• 活動内容と参加状況

• 移動・移乗の支援

• 休憩・環境調整

• 家族・送迎時の申し送り

共同生活援助では、朝夕・夜間を含む生活の流れ、食事、服薬、金銭や買い物、家事、相談、外出、夜間の様子などを扱います。勤務交代があるため、「次の勤務者が何を確認するか」が見つけやすい欄を設けます。

すべてを文章にせず、定型的な確認項目と特記事項を分けます。たとえば食事量や服薬確認は選択式にし、いつもと異なる状態、本人の希望、個別的な支援を自由記述で補います。

就労継続支援・就労移行支援

就労系サービスでは、出欠や作業実績だけでなく、本人の希望、作業への取り組み、必要な支援、対人関係、体調、企業・関係機関との調整などを記録します。

追加項目の例です。

• 作業・訓練内容

• 参加時間、休憩、完成数など

• 作業手順の理解と必要な支援

• 本人が選んだ作業や目標

• 集中、疲労、体調の変化

• 報告・相談・対人場面

• 施設外就労や企業実習の状況

• 就職活動・定着支援に関する連携

完成数だけを評価にしないことが重要です。工程表を使えば自分で準備できた、休憩を申し出られた、困ったときに相談できたなど、個別支援計画の目標に関わる変化を残します。

実績や工賃計算のデータと支援記録を分ける場合でも、同じ日付と利用者でたどれるようにします。二重入力が多い場合は、どの情報をどの帳票の正本とするかを見直しましょう。

児童発達支援・放課後等デイサービス

児童分野では、活動参加だけでなく、本人の発達段階、意思、家庭・学校との連携、五領域を踏まえた支援などを記録する場面があります。保護者への連絡帳と事業所内部の支援記録は、目的と共有範囲が異なるため、同じ内容を無条件に転記しないようにします。

追加項目の例です。

• 来所時・送迎時の様子

• 本人の選択・意思表示

• 活動内容と参加の仕方

• 支援者の働きかけと反応

• コミュニケーションや他児との関わり

• 身辺動作、運動、認知・行動の様子

• 家庭・学校・関係機関からの情報

• 保護者への共有内容

「できた・できなかった」だけでなく、どの環境や支援があれば取り組めたかを残します。「順番カードを示すと待てた」「音が少ない席を選ぶと10分間活動へ参加した」のように、本人に合った条件を次の支援へつなげます。

写真を記録へ添付する場合は、目的、同意、撮影端末、保存先、閲覧権限を決め、他児や個人情報の写り込みに注意してください。

テンプレートを形骸化させない運用

テンプレートは導入しただけでは記録品質をそろえられません。記入期限、確認者、修正方法、活用場面まで設計する必要があります。現場が迷う項目を減らし、記録を申し送りや計画の見直しへ戻す流れを作りましょう。

項目を増やしすぎず記入ルールを決める

テンプレートに不安があると、項目を追加して解決しようとしがちです。しかし、使い道が曖昧な項目は空欄や定型文を増やします。各項目について、「誰が」「いつ」「何に使うか」を確認してください。

運用ルールでは、次の点を決めます。

• 支援後いつまでに記入するか

• 支援担当者と記録者が異なる場合の扱い

• どの記録を管理者・サビ管が確認するか

• 修正時に元の記載と修正者をどう残すか

• 申し送りを誰が完了確認するか

• 別途報告書や緊急連絡が必要な条件

• 個別支援計画・モニタリングへ反映する時期

導入後、一週間分の記録を抽出し、空欄、同じ定型文、差し戻しが多い項目を確認します。空欄が多いから必須にするのではなく、項目自体が必要か、説明が分かりにくくないかを検討します。

良い記録例と避けたい表現を一枚にまとめ、職員研修で使う方法も有効です。個人の文章力だけに任せず、事業所として観察する視点と表現を共有します。

紙・Excel・記録ソフトを使い分ける

紙のテンプレートはすぐに始めやすい一方、検索、同時共有、保管に手間がかかります。利用者別・年度別のファイリング、施錠、持ち出し、訂正方法を決めます。

Excelは項目を柔軟に変更しやすく、集計も可能です。ただし、ファイルの複製、最新版の混乱、同時編集、入力規則の崩れ、閲覧権限に注意が必要です。保存先、ファイル名、版管理、バックアップ、編集権限を統一してください。

記録ソフトは、利用者、日付、記録者を自動的に結び付け、テンプレート、検索、申し送り、権限管理などを一つの環境で扱いやすい点が特徴です。導入時には、既存テンプレートをそのまま再現するのではなく、重複項目と不要な転記を見直します。

どの媒体でも、保存期間中に記録を確認でき、個人情報を適切に管理できる運用が必要です。支援記録の保存期間に関する記事も参考に、サービス種別の基準と自治体条例を確認しましょう。

CareViewer challengeで記録を共有・活用する

CareViewer challengeの支援記録登録機能は、スマートフォン、タブレット、PCから記録を入力し、クラウド上で共有できる仕組みです。音声入力にも対応しているため、キーボード入力に慣れていない職員にも選択肢があります。

テンプレートを記録ソフトへ移すときは、次の順で進めます。

1. 現在の紙・Excel様式を集める

2. 法令・請求・支援上必要な項目を分ける

3. 重複している項目と転記を洗い出す

4. 選択式と自由記述の役割を決める

5. 一つの事業所・勤務帯で試す

6. 入力時間、空欄、検索性、申し送りを確認する

7. 職員の意見をもとに調整する

大切なのは、入力欄をデジタルへ移すことではなく、蓄積した記録を支援へ返すことです。利用者別の経過を探しやすくし、個別支援計画の目標に関する変化を確認できるようにします。

テンプレートは完成品ではありません。現場で使い、読み返し、支援判断に役立つかを確かめながら育てていきましょう。

まとめ: テンプレートは支援と反応をつなぐために使う

支援記録テンプレートは、日時、記録者、利用者さんの状態、支援内容、反応、評価、申し送りを同じ順番で残すための道具です。

全国共通の万能様式ではないため、自事業所のサービス種別、個別支援計画、自治体の運用に合わせて調整してください。項目を増やしすぎず、誰がいつ記入・確認するかまで決めることが重要です。

導入後は一週間分の記録を点検し、空欄や重複、次の職員が行動できない表現を見直しましょう。CareViewer challengeのような記録ソフトも、テンプレートの統一、検索、共有を支える選択肢です。